Нотариальное свидетельствование копий документов и выписок из документов, свидетельствование копии с копии документа

Нотариальное свидетельствование копий документов и выписок из документов, свидетельствование копии с копии документа – это одно из нотариальных действий, право совершения, которых предоставлено нотариусам, уполномоченным должностным лицам местных исполнительных и распорядительных органов, дипломатическим агентам дипломатических представительств Республики Беларусь и консульским должностным лицам консульских учреждений Республики Беларусь.

За свидетельствованием копии документа или выписки из документа, копии с копии документа может обратиться любое лицо, в том числе лицо, не являющееся владельцем документа. Без предъявления подлинного документа нотариальное свидетельствование его копии невозможно. Текст копии документа, выписки из документа, копии с копии документа должен соответствовать оригиналу, содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.

Копия документа, выписка из документа, копия с копии документа могут быть исполнены с использованием технических средств, за исключением факсимильных аппаратов.

Копия документа может быть исполнена рукописно. Рукописная копия документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах, не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Для решения вопроса о возможности свидетельствования верности копии документа принимается во внимание тот факт, что документ должен иметь юридическое значение при наличии в нем обязательных для данного вида документа реквизитов.

К документам, имеющим юридическое значение следует отнести документы, которые граждане и юридические лица (их представители) могут использовать для реализации и защиты своих прав и законных интересов.

В соответствии с п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения – автора, дата документа, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.

Для совершения нотариальных действий не принимаются документы: имеющие подчистки, приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления, а также содержащие сведения, порочащие честь, достоинство и деловую репутацию граждан, а также деловую репутацию юридических лиц и не соответствующие требованиям законодательства. Документы, составленные на иностранном языке, представляемые для совершения нотариальных действий, оказания услуг правового и технического характера, должны быть переведены на белорусский или русский язык, и верность перевода или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариально.

Документ, состоящий из двух и более листов, представляемый для свидетельствования копии, выписки из него, копии с копии должен быть прошит либо скреплен иным образом, не позволяющим разъединить листы этого документа. Листы такого документа должны быть пронумерованы. Запись о количестве прошитых либо скрепленных листов заверяется подписью лица, от которого исходит документ. Указанные требования о прошивке либо скреплении листов не распространяются на документ, каждый лист которого заверен подписью лица, от которого исходит этот документ.

Нотариус может свидетельствовать верность копии документа, срок действия которого истек.

Не подлежат свидетельствованию копии документов и выписки из документов, если свидетельствование запрещено законодательством. В частности, документы содержащие сведения, не подлежащие разглашению в силу их секретности и имеющие гриф "секретно" или "совершенно секретно". Либо когда в тексте документа содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с него (копированию не подлежит). Не могут быть засвидетельствованы копии с документов, представляющих собой изложение сделки, заключенной между физическими лицами или с участием физических лиц, в простой письменной форме. Верность копии документа, выданного гражданином исходящего от гражданина, свидетельствуется в тех случаях, когда подлинность его подписи на документе засвидетельствована нотариусом, уполномоченным должностным лицом, должностным лицом загранучреждения. Не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий.

Нотариус свидетельствует верность копии (выписки, копии с копии) с подлинником документа. В удостоверительной надписи делает запись о том, что в основном документе подчисток, приписок, зачеркнутых слов, иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей  не имеется. В случае, если при свидетельствовании верности копии, выписки, копии с копии документа в нем имеются какие-либо особенности, нотариус слова "или каких-либо особенностей" заменяет предложением: "При этом в представленном документе..." и перечисляются имеющиеся особенности.

Не допускается свидетельствование верности копии с документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные.

Верность копии приложения к диплому, выданного в виде выписки итоговых отметок (выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей, выписки из зачетной ведомости), свидетельствуется только при предъявлении диплома. В реестре для регистрации нотариальных действий отражаются реквизиты диплома.

Нотариусом также может быть засвидетельствована верность копии (выписки) нормативного правового акта Республики Беларусь. Допускается свидетельствование верности копии (выписки) нормативного правового акта, утратившего силу. В этом случае при изготовлении копии (выписки) ее текст дополняется указанием на нормативный правовой акт, которым копируемый нормативный правовой акт признан утратившим силу.

Верность выписки из документа может свидетельствоваться при условии наличия в документе решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу и текст части такого документа, содержащий сведения, позволяющие идентифицировать этот документ. Выписка из трудовой книжки должна включать титульный лист документа, а затем необходимые записи по определенному месту работы. Если трудовая книжка заканчивается записью о приеме на работу и такая запись не заверена подписью должностного лица, сделавшего эту запись, нотариус при свидетельствовании верности копии (выписки, содержащей эту запись) трудовой книжки отражает эту особенность в тексте удостоверительной надписи.

Нотариус может свидетельствовать только одно последовательное свидетельствование верности копии с копии документа.