Электронный документооборот в системе нотариата

В современном мире глобальной цифровизации нотариат Республики Беларусь активно внедряет и применяет информационные технологии для подготовки к совершению нотариальных действий посредством взаимодействия с Единой информационной системой нотариата (ЕИС), государственными органами и иными организациями Республики Беларусь.

Нотариальные конторы и нотариальные бюро оснащены современным компьютерным оборудованием и программным обеспечением, необходимым для работы с электронными документами, совершения нотариальных действий с использованием электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), взаимодействия с ЕИС.

На сегодняшний день электронный обмен данными — это повседневность, в том числе и электронный документооборот. Электронный документооборот позволяет: существенно ускорить обмен данными, тем самым экономя время на пересылку документов; значительно улучшить скорость извлечения документов путем хранения их на компьютерных дисках в хорошо организованной структуре каталогов с сопровождающей поисковой системой; минимизировать пространство для хранения документов; повысить безопасность хранения и доступа к документам с помощью паролей, создания резервных копий.

В Республике Беларусь данные формы связи регулируются Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи» (далее - Закон об электронном документе), постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях», постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее – Инструкция по делопроизводству).

Электронный документооборот — способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно (Инструкция по делопроизводству, абз. 2 пп.138.1 п.138). Другими словами, это движение в организации документов в электронном виде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дела.

В соответствии с п. 14 ст. 1 Закона об электронном документе, под электронным документом понимается вид документа в электронном виде с наличием ЭЦП, являющейся обязательным атрибутом документа (п. 18 Инструкции по делопроизводству) и защищенной особым ключом. Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств. Задачей ЭЦП является обеспечение подлинности и целостности документа, а также идентификация лица, подписавшего электронный документ. Таким образом, электронный документ является юридически значимым, если он имеет цифровую подпись и соответствует требованиям законодательства.

Стоит обратить внимание, что электронная подпись защищена от копирования либо подделки и незаконного использования третьими лицами. Применение ЭЦП не влияет на содержание документа и не запрещает ознакомиться с ним до момента подписания. Отсутствие такой подписи допускается лишь на документах справочного характера и документах, не подлежащих регистрации.

На основании п. 1 ст. 18 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» оформление документов в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях и (или) в электронной форме. Вместе с тем, благодаря сервису единой электронной системы, для нотариусов Республики Беларусь появилась возможность оперативного получения и хранения документов. Упростился обмен данными с налоговыми органами, отделами принудительного исполнения, Департаментом финансового мониторинга, появилась возможность формирования гибридного дела, включающего в себя документ на бумажном носителе и в электронной форме.

Как это действует на практике.

В соответствии со статьей 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь допускается заключение договоров в электронном виде. Так же законодатель дает возможность применения различных аналогов личной подписи, кроме ЭЦП, и документов в электронном виде, для подтверждения подлинности и целостности которых не обязательно применения сертифицированных средств.

Таким образом, у нотариусов появилась возможность совершения нотариальных действий, таких как совершение исполнительных надписей о взыскании задолженностей по кредитным договорам, получения сведений об объекте недвижимого имущества из регистра недвижимости и др., дистанционно.

Например, для совершения исполнительной надписи по кредитному договору, иному договору, содержащему существенные условия кредитного договора, заключенному в форме электронного документа или документа, оформленного в электронном виде способом, предусмотренным законодательством, нотариусу должны быть представлены:

• заявление о совершении исполнительной надписи в форме электронного документа;

• электронная копия договора или копия документа в электронном виде с указанием на то, что он является копией;

• документ о расчете суммы задолженности, неустойки (штрафа, пени) и периодах задолженности, неустойки (штрафа, пени) в форме электронного документа с отметкой о непогашении задолженности по истечении семи календарных дней со дня извещения должника о необходимости погашения задолженности и намерении обратиться за совершением исполнительной надписи с указанием даты его извещения, подписанный руководителем или уполномоченным лицом взыскателя с представлением документов, подтверждающих его полномочия на подписание, в форме электронных документов, или электронных копий документов на бумажных носителях, или копий электронных документов (п.7 Постановления Совета Министров Республики Беларусь № 1737 от 28.12.2006 «Об утверждении перечня документов, по которым взыскание производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей»).

Вместе с тем, для совершения указанных действий у нотариуса должно быть сформировано личное дело юридического лица с образцом подписи (сертификата открытого ключа) его представителя (ч.8 п.4 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утверждённой Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь №63 от 23.10.2006), а значит, что единожды руководитель либо представитель юридического лица должен обратиться к нотариусу лично.

Стоит отметить, что в рамках Государственной программы информатизации Республики Беларусь, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2002 № 1819, разработана система межведомственного документооборота государственных органов, целью которой является переход от бумажного документооборота к электронному. Система представляет собой взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством внутрисетевой почты для оперативного обмена электронными документами с обеспечением конфиденциальности информации.

Исходя из вышеизложенного, благодаря многочисленным нормативным правовым актам, возникает возможность перевода в электронный формат многих документов, таких как почтовая корреспонденция, отчеты, приказы, номенклатуры дел, описи и многое другое. Для оперативного обмена информацией необходимо придерживаться единого образца оформления документов. Законодатель дает возможность определять самостоятельно перечень документов, которые могут храниться в электронном виде, а также различные способы защиты данных, в том числе архивирования данных с возможностью доступа к электронным архивам. Срок хранения таких документов предусмотрен 10 лет (п. 236 Инструкции по делопроизводству).