Методические рекомендации по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий

Методические рекомендации по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий

1. К действующим нормативным правовым актам, определяющим порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий относятся:

- Закон Республики Беларусь от 18.07.2004 г. N 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» (далее – Закон);

- Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 г. № 63 «Об утверждении Инструкции о порядке совершения нотариальных действий»;

- Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.12.2014 г. № 257 «О некоторых вопросах внутреннего контроля, осуществляемого нотариусами»;

- Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2012 г. № 293 «Об установлении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных и исполнительных надписей, протестов векселей и распоряжения о возмещении расходов за счет наследства» (далее – Постановление № 293);

- Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.10.2006 г. № 64 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства».

2. Согласно статье 60 Закона все нотариальные действия регистрируются в соответствующих реестрах. Запись в реестре является доказательством совершения нотариального действия.

Постановлением № 293 установлена форма реестра для регистрации нотариальных действий (далее - реестр). Реестр ведется по форме согласно приложению 1 к Постановлению № 293.

Реестр должен быть включен в номенклатуру дел нотариуса нотариальной конторы, нотариуса нотариального бюро.

3. В нотариальных конторах каждый реестр закрепляется заведующим нотариальной конторой за конкретным нотариусом. Такому реестру присваивается самостоятельный номер. Для осуществления контроля за выдачей реестров считаем целесообразным вести журнал учета и выдачи реестров с включением его в номенклатуру дел.

Каждому новому реестру, заведенному нотариусом в течение одного календарного года, присваивается следующий по порядку номер. В удостоверительной надписи, свидетельстве или ином документе, выдаваемом нотариусом, номер по реестру обозначается следующим образом: № 1-1, № 1-2 и т.д., где первая цифра означает номер реестра, а вторая - порядковый номер записи.   

В нотариальных конторах допускается сохранять номер реестра в течение календарного года за определенным нотариусом, при этом каждый следующий том (книга) такого реестра закрепляется за ним распоряжением заведующего нотариальной конторой. Порядок нумерации нотариальных действий в реестрах, номера которых сохраняются в течение календарного года за определенным нотариусом, ведется с нарастающим итогом (т.е. нумерация в следующем реестре является продолжением нумерации в предыдущем реестре).

4. Реестры используются только в течение календарного года.

Ведение нотариусом одновременно нескольких реестров не допускается.

5. Реестр является одним из дел нотариуса, образующихся в процессе его деятельности, относится к документам постоянного срока хранения. Реестры до начала их использования должны быть прошиты, их листы - пронумерованы. Количество листов реестра для регистрации нотариальных действий должно быть заверено подписью председателя территориальной нотариальной палаты и оттиском печати территориальной нотариальной палаты. При отсутствии типографской нумерации и прошивки нотариус до начала использования реестра должен его прошить, листы реестра пронумеровать черным графитным карандашом, после чего предоставить его в соответствующую территориальную нотариальную палату для заверения количества листов реестра подписью председателя территориальной нотариальной палаты и оттиском печати территориальной нотариальной палаты.       

6. Все нотариальные действия регистрируются в реестре, за исключением наложения запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов, учета депозитных операций.

Выдача распоряжения о возмещении расходов за счет наследства не регистрируется в реестре и нотариальным действием не признается.

Регистрация в реестре о принятии мер по охране наследства должна быть произведена в день окончания описи.

Запись нотариального действия в реестре производится только после того, как нотариально удостоверяемый (свидетельствуемый, выдаваемый) документ подписан участниками нотариального действия и (или) нотариусом.

7. Ведение записей в реестрах допускается только синими, фиолетовыми и черными чернилами.

Записи в реестре должны вестись аккуратно, без подчисток. Исправления записей в реестре должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте, и заверены подписью нотариуса, с указанием даты, статуса, фамилии и инициалов. Проставление печати на отметке о внесенных исправлениях не предусматривается.

Внесение исправлений в реестр осуществляется по общему правилу нотариусом, совершившим нотариальное действие.

8. В случае отсутствия нотариуса нотариальной конторы, совершившего нотариальное действие, исправления вносятся нотариусом, определенным территориальной нотариальной палатой для выполнения функций нотариуса, временно не осуществляющего нотариальную деятельность ввиду уважительных причин (временная нетрудоспособность и др.) либо полномочия которого приостановлены, нотариусом, которому переданы документы нотариуса, полномочия, которого прекращены.

В случае внесения исправлений в нотариальные документы, удостоверенные (выданные, засвидетельствованные) до 1 января 2014 г., исправления вносятся нотариусом, совершившим нотариальное действие, а в случае его отсутствия - нотариусом (заведующим), обеспечивающим их сохранность.

В случае отсутствия нотариуса нотариального бюро, совершившего нотариальное действие, исправления вносятся другим нотариусом, определенным территориальной нотариальной палатой для выполнения функций нотариуса, временно не осуществляющего нотариальную деятельность ввиду уважительных причин (временная нетрудоспособность и др.) либо полномочия которого приостановлены, нотариусом, которому переданы документы нотариуса, полномочия, которого прекращены.

9. В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия, при этом номер реестра, являющийся составной частью номера нотариального действия, не проставляется.

Если зарегистрированное в реестре нотариальное действие по каким-либо объективным причинам не совершено, то об этом нотариусом делается оговорка, заверенная подписью нотариуса. Следующее нотариальное действие регистрируется за тем же номером, если для этого имеется техническая возможность.

10. В графе 2 реестра цифрами указывается дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, свидетельстве или ином документе, оформляемом нотариусом; в указанной графе при обозначении даты одного дня допустимо использование символа: « « », при этом в начале каждой новой страницы дата проставляется цифрами.

11. В графе 3 реестра указываются фамилии, собственные имена, отчества (при наличии), даты рождения, адреса места жительства (регистрации) физических лиц, для которых совершено нотариальное действие или их представителей, в том числе законных представителей несовершеннолетних, недееспособных, ограниченных в дееспособности лиц (родителей, опекунов, попечителей), в отношении индивидуального предпринимателя указываются те же сведения, что и в отношении физических лиц с указанием его статуса «Индивидуальный предприниматель» и реквизитов документов подтверждающих его полномочия, наименование юридических лиц, адрес их местонахождения, должности, фамилии, собственные имена, отчества (при наличии), даты рождения, адреса места жительства (регистрации) представителей юридических лиц, обратившихся для совершения нотариального действия, наименование и реквизиты документов, подтверждающих их полномочия. В этой же графе указываются фамилии, собственные имена, отчества (при наличии), даты рождения, адреса места жительства (регистрации) физических лиц, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно подписать документы, переводчиков, а также свидетелей, исполнителей завещаний при удостоверении завещаний. При сопровождении физических или юридических лиц к нотариусу риэлтором, ответственным за исполнение договора на оказание риэлтерских услуг, в графе 3 реестра для регистрации нотариальных действий нотариусом указывается следующая информация: фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) риэлтора; наименование риэлтерской организации; серия, номер идентификационной пластиковой карточки риэлтора; номер, дата, срок действия договора на оказание риэлтерских услуг.

В случае, когда в документе, удостоверяющем личность, отсутствует отметка (штамп) о регистрации по месту жительства и не имеется свидетельства (справки) о регистрации по месту пребывания, в реестре отражается, что лицо проживает по адресу, указанному с его слов.

При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для одного и того же лица, допускается указание в графе 3 слов: «тот (та, те, то) же».

Также, в графе 3 следует при обращении иностранных граждан указывать их гражданство, место рождения (при наличии информации), а в отношении иностранных граждан, не проживающих на территории Республики Беларусь, дополнительно указывать сведения об их регистрации в Республике Беларусь (при наличии). Вместе с тем, при осуществлении финансовых операций, как с высокой, так и с низкой степенью риска, отражение другой информации (необходимой для заполнения анкеты) в указанной графе не предусмотрено.

12. В графе 4 реестра указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность лица, явившегося для совершения нотариального действия, а именно: наименование документа (например: паспорт, вид на жительство, удостоверение беженца и т.д.), его серия, номер, дата выдачи, наименование органа выдавшего документ, идентификационный номер (при наличии). При обращении иностранного гражданина с переведенным паспортом, полагаем целесообразным указывать также сведения в отношении перевода паспорта (когда и каким нотариусом засвидетельствована подпись переводчика).

Если при совершении нотариального действия экземпляр нотариально оформляемого документа не остается в делах нотариуса, наименование и реквизиты документов, подтверждающих правоспособность юридического лица, указываются в графе 4 реестра.

Поскольку часть 7 пункта 4 Инструкции предоставляет нотариусу право не требовать личной явки известных ему должностных лиц (представителей) юридических лиц и переводчиков, если у него имеются документы, подтверждающие полномочия указанных лиц, образцы их подписей, полученные при личном обращении, и подлинность представленных подписей не вызывает сомнения, то запись о наличии личного дела делается в графе 4 реестра.

При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для одного и того же лица в графе 4 реестра допустимо использование символа: « -//-  ».

13. В графе 5 реестра указывается содержание нотариального действия. Если в делах нотариуса остается экземпляр нотариального документа, в графе 5 указывается только вид совершенного нотариального действия (например: договор купли-продажи квартиры; завещание; свидетельство о праве на наследство по закону (завещанию); свидетельство о нахождении в живых; доверенность на получение пенсии; доверенность на оформление наследственных прав; доверенность на владение, пользование и распоряжение автомобилем; доверенность на продажу квартиры, согласие и т.д.).

Также, при удостоверении доверенностей, договоров, соглашений, размер нотариального тарифа за удостоверение которых зависит от степени родства представителя и представляемого, сторон договора, в графе 5 указывается степень родства.

При регистрации в реестре финансовой операции, подлежащей особому контролю, в графе 5 реестра нотариусу следует фиксировать сумму финансовой операции.

При свидетельствовании верности копии документа необходимо указывать наименование документа, его серию, номер, краткое содержание, фамилию, собственное имя, отчество (при его наличии) физического лица, индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица, на имя которого выдан такой документ, наименование органа выдавшего документ, дату его выдачи. При свидетельствовании верности копии иностранного документа с нотариально засвидетельствованным переводом его на русский язык следует указывать как содержание иностранного документа, так и сведения о переводчике, который осуществил перевод, а также о нотариусе, засвидетельствовавшем подлинность подписи переводчика, дату и номер регистрации в реестре соответственно. В случаях, когда нотариусу для совершения нотариального действия предъявлен документ, который прошел процедуру консульской легализации, либо удостоверен апостилем, то следует в графе 5 реестра делать отметку о факте консульской легализации (удостоверении апостилем), а также указывать название учреждения, легализовавшего документ, дату легализации и регистрационный номер. При свидетельствовании верности копии документа с особенностями - отражать особенности.

Если свидетельствуются верности одной либо нескольких копий документа, который изложен на нескольких страницах, необходимо указывать количество экземпляров копий и страниц оригинала документа (например: «2 (две) копии ... на двух стр. подлинного документа каждая»).

При свидетельствовании верности копии приложения к диплому после окончания записи о содержании документа необходимо делать отметку о проверке наличия диплома (при свидетельствовании верности копии приложения к диплому без свидетельствования верности копии диплома).

При свидетельствовании верности копии с копии документа в графе 5 реестра следует указывать как содержание этого документа, так и сведения о том, кем была засвидетельствована его копия, дата, номер реестра – при наличии.

В случае одновременной выдачи нескольких исполнительных надписей по документам единообразной формы, в графе 5 допустимо указывать только общее количество выданных исполнительных надписей (например: «5 (пять) исполнительных надписей») и вид задолженности.

При свидетельствовании подлинности подписи на документе в графе 5 необходимо отражать его краткое содержание, поскольку экземпляр документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи обратившегося лица, в делах нотариуса не остается.

При совершении нотариального действия с выездом к месту нахождения гражданина или представителя юридического лица в графе 5 реестра нотариус производит запись о совершении нотариального действия с выездом, с указанием адреса места совершения нотариального действия.

В случае получения копии решения суда, вступившего в законную силу, о признании документа, выданного либо удостоверенного  нотариусом, недействительным отметка об этом производится в графе 5 реестра с указанием наименования суда, даты и номера решения, даты проставления отметки, статуса нотариуса и его подписи, инициалов, фамилии.

В графе 5 реестра нотариус делает соответствующие отметки: при получении завещания, отменяющего, изменяющего или дополняющего ранее составленное завещание, об отмене завещания, в том числе путем уничтожения (его изъятия из дела и передачи для уничтожения завещателю), об отмене доверенности, о расторжении договора,  об аннулировании свидетельств о праве на наследство. Соответствующая отметка производится рядом с первоначальной записью реестра о совершенном нотариальном действии с указанием даты и основания отмены, изменения, дополнения, расторжения, аннулирования соответствующего документа, статуса нотариуса и его подписи, инициалов, фамилии. При этом отметка производится таким образом, чтобы не были затронуты другие записи в реестре.

14. В графе 6 реестра указывается сумма взысканного нотариального тарифа и дата документа, подтверждающего уплату нотариального тарифа. Полагаем целесообразным в графе 6 указывать общую сумму взысканного нотариального тарифа за совершенное нотариальное действие и за оказание услуг правового и технического характера. При этом в указанную графу не следует включать суммы нотариального тарифа, взысканного за консультацию. При частичном освобождении  лица, обратившегося за совершением нотариального действия, от уплаты нотариального тарифа в графе 6 необходимо указывать сумму взысканного нотариального тарифа, делать отметку со ссылкой на соответствующий пункт постановления Совета Министров  Республики Беларусь от 27 декабря 2013 г. №1145 «Об утверждении нотариальных тарифов за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера нотариусами и тарифов на услуги технического характера, оказываемые работниками нотариальных архивов» (далее – Постановление № 1145) и отметку о проверке документа, подтверждающего право на частичное освобождение от уплаты нотариального тарифа (например, при удостоверении завещания, написанного собственноручно завещателем пенсионером: «90000 руб. по кв. от 20.03.2015г. на осн. п.п. 3.6. п. 3 Пост. СМ РБ от 27.12.2013 №1145 (пенсионное удостоверение №125126 выдано УСЗ Администрации Ленинского района города Минска 22.01.2001г.)»; при удостоверении доверенности на получение пенсии: «36000 руб. по кв. от 20.03.2015 (за удостоверение доверенности осв. на осн. п.п. 3.9. п.3 Пост. СМ РБ от 27.12.2013 №1145)», если же лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, полностью освобождено от уплаты нотариального тарифа, в графе 6 следует делать отметку «освобожден» со ссылкой на соответствующий пункт Постановления № 1145 и отметку о проверке документа, подтверждающего право на освобождение от уплаты тарифа (например: «удостоверение участника ВОВ № 126123, выдано Октябрьским районным военным комиссариатом г. Минска 10.10.2008 г.).

Если физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо полностью (либо частично) освобождены Белорусской нотариальной палатой, территориальной нотариальной палатой от уплаты нотариального тарифа, то в графе 6 реестра для регистрации нотариальных действий нотариус делает отметку «освобожден полностью/частично в соответствии с пунктом 4 Постановления № 1145» с указанием даты и номера приказа Белорусской нотариальной палаты, территориальной нотариальной палаты об освобождении от уплаты нотариального тарифа.

Если физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо частично освобождены от уплаты нотариального тарифа по основаниям, предусмотренным в пункте 3 Постановления № 1145 и в оставшейся части освобождены Белорусской нотариальной палатой, территориальной нотариальной палатой от уплаты нотариального тарифа, то в графе 6 реестра для регистрации нотариальных действий нотариус делает отметку об освобождении от уплаты нотариального тарифа со ссылкой на соответствующие пункты Постановления № 1145 и проверке документа, подтверждающего право на частичное освобождение от уплаты нотариального тарифа (с указанием реквизитов документа), а также указание даты и номера приказа Белорусской нотариальной палаты, территориальной нотариальной палаты о частичном освобождении от уплаты нотариального тарифа (например: «освобожден на основании п.п. 3.6 п. 3 и в соответствии с п. 4 Постановления № 1145, пенсионное удостоверение № 126125, выдано УСЗ администрации Ленинского района города Минска 22.01.2001, приказ Минской городской нотариальной палаты от 12.03.2015 № 84»).

15. В графе 7 реестра лицо, для которого совершено нотариальное действие, учиняет свою подпись. В случаях, когда гражданин вследствие физических недостатков, болезни, неграмотности или по каким-либо иным уважительным причинам не может собственноручно расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса, в реестре расписывается другой гражданин. В соответствующих случаях в указанной графе также расписываются: переводчик (сурдопереводчик), свидетель, исполнитель завещания.

При направлении наследнику по почте свидетельства о праве на наследство и (или) нотариально засвидетельствованной копии свидетельства о праве на наследство, нотариус в графе 7 реестра производит отметку о направлении почтой с указанием даты направления и заверяет подписью нотариуса (например: «направлено 15.12.2015 через п/о №115 г. Минска»).

16. После окончания реестра нотариус делает итоговую запись, которая составляется и оформляется на последней чистой странице реестра: «В настоящем реестре последняя запись за №_____ от______, дата, статус нотариуса, подпись, инициалы, фамилия».

Если  в реестре были допущены ошибки (сбой в нумерации, пропуск листов, повтор номеров), то дополнительно составляется акт (см. приложение 1), в котором указываются все допущенные ошибки.

Акт оформляется после итоговой записи.

 

 

Приложение 1

 

Акт

 

          «    » _____________г. настоящий акт составлен мной, (ФИО),  нотариусом ______________________  нотариального   округа,  о   выявлении                                                                          

                                      (наименование нотариального округа)

ошибок при регистрации нотариальных действий.

В реестре индекс _______(, том №______, при  его наличии) за 20__ год  ________________________________________________________________

                                                                                                                         (информация ________________________________________________________________

об  ошибках)

____________________________________________________________________

 

_________________________________________________________________

 

Нотариус ________________                           ____________________

                    (подпись)                                             (инициалы, фамилия)

версия для печати