О деятельности архивов

Для централизованного хранения, учета и использования документов, образовавшихся в результате деятельности нотариусов, государственных нотариальных контор, нотариальных контор, документов, образовавшихся при осуществлении нотариальной деятельности уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и распорядительных органов, дипломатическими агентами дипломатических представительств Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских учреждений Республики Беларусь, действуют нотариальные архивы. Документы, хранящиеся в нотариальных архивах, входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь. Документы постоянного хранения подлежат передаче в государственные архивы Республики Беларусь в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

Нотариальные архивы не являются юридическими лицами, входят в структуру Белорусской нотариальной палаты, финансируются за счет средств Белорусской нотариальной палаты, иных источников, не запрещенных законодательством.

Нотариальные архивы действуют на основании положения, утвержденного Белорусской нотариальной палатой. Управление нотариальным архивом осуществляется заведующим.

Выдача нотариальными архивами архивной справки, архивной копии, архивной выписки гражданам и субъектам хозяйствования (юридические и физические лица, далее – субъекты хозяйствования) осуществляется в порядке, установленном законодательством об административных процедурах, в том числе в соответствии с Положением о порядке выдачи нотариальными архивами архивной справки, архивной копии, архивной выписки (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 декабря 2020 г. № 727). Нотариальные архивы являются уполномоченными органами, к компетенции которых относится осуществление административных процедур.

Исчерпывающие перечни документов, представляемых заинтересованными лицами в нотариальные архивы, сроки осуществления административных процедур нотариальными архивами, сроки действия архивной справки, архивной копии, архивной выписки, выдаваемых нотариальными архивами при осуществлении административных процедур, размеры взимаемой платы и др. установлены:

в отношении граждан – в перечне административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200;

в отношении субъектов хозяйствования – в Едином перечне административных процедур, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 сентября 2021 г. № 548 «Об административных процедурах, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования» и в Регламенте административной процедуры, осуществляемой в отношении субъектов хозяйствования, по подпункту 12.4.1 «Получение архивной справки, архивной копии, архивной выписки», утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 марта 2022 г. № 52 «Об утверждении регламента административной процедуры».

Описание административной процедуры, а также сведения об административной процедуре и порядке ее осуществления в отношении субъектов хозяйствования нотариальными архивами, требования к документам, представляемым для осуществления административной процедуры, наименование, место нахождения, режим работы нотариальных архивов, график приема представителей субъектов хозяйствования, наименование, место нахождения, режим работы органа-регулятора, иные справочно-информационные сведения содержатся в Реестре административных процедур, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования, размещенном на сайте: https://rap.gov.by.

Обращаем внимание!

С 19.03.2021 выдача нотариальными архивами архивных справок, архивных копий, архивных выписок по письменным заявлениям граждан осуществляется как соответствующая административная процедура, в соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан. За выдачу архивной справки, архивной копии, архивной выписки нотариальными архивами взимается плата за услуги, которая вносится заинтересованным лицом на счет соответствующей областной, Минской городской нотариальной палаты.

Нотариусы обеспечивают сохранность документов, образовавшихся в результате их деятельности, до передачи таких документов на хранение в нотариальный архив, если иное не установлено настоящим Законом. В случае приостановления полномочий нотариуса или аннулирования свидетельства, выданного нотариусу, документы, образовавшиеся в результате его деятельности, подлежат передаче в нотариальный архив либо другому нотариусу в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией решения о приостановлении полномочий нотариуса или со дня аннулирования свидетельства на осуществление нотариальной деятельности.

Передача документов осуществляется на основании приказа главного управления юстиции по предложению территориальной нотариальной палаты комиссией, состоящей из нотариусов, принимающих и передающих документы, образовавшиеся в результате деятельности нотариуса, представителя главного управления юстиции и представителя территориальной нотариальной палаты, по акту с приложением описи передаваемых дел, реестров, книг, журналов. Отсутствие нотариуса, документы которого передаются в нотариальный архив либо другому нотариусу, не является основанием для приостановления их передачи.

Документы, образовавшиеся в результате деятельности нотариуса и переданные на хранение в нотариальный архив, не подлежат возврату из нотариального архива в случае возобновления полномочий нотариуса.

Сохранность документов, образовавшихся при осуществлении нотариальной деятельности уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и распорядительных органов, дипломатическими агентами дипломатических представительств Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских учреждений Республики Беларусь до передачи таких документов на хранение в нотариальный архив обеспечивают уполномоченные должностные лица соответствующих местных исполнительных и распорядительных органов, должностные лица соответствующих загранучреждений.

Белорусская нотариальная палата обеспечивает сохранность, учет и использование документов, хранящихся в нотариальных архивах.

Нарушение предусмотренных законодательством порядка хранения документов, образовавшихся в результате деятельности нотариуса, и сроков их сдачи влечет установленную законодательными актами ответственность.