Об осуществлении нотариусом представления электронных документов для государственной регистрации

Абзацем третьим части первой пункта 13 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утверждённого Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (далее – Положение о государственной регистрации) предусмотрено нотариальное действие, прямо непоименованное в Законе Республике Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» (далее – Закон о нотариате) – представление электронных документов для государственной регистрации нотариусами.

В соответствии с частью второй пункта 1 Инструкции о порядке представления электронных документов и их рассмотрения регистрирующим органом, утверждённой постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.08.2011 № 1164 «О некоторых вопросах государственной регистрации и ликвидации (прекращения деятельности) субъектов хозяйствования и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (далее – Инструкция № 1164) нотариусами представляются электронные документы для государственной регистрации:

·          юридического лица,

·          индивидуального предпринимателя,

·          изменений и (или) дополнений, вносимых в устав юридического лица (учредительный договор),

·          изменений, вносимых в свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

С учётом норм Декрета № 1 представление электронных документов может быть осуществлено в отношении следующих организационно-правовых форм юридических лиц:

коммерческие организации:

• хозяйственные товарищества и общества (ООО, ОДО, ОАО, ЗАО);

• унитарные предприятия;

• производственные кооперативы, в том числе сельскохозяйственные;

• крестьянские (фермерские) хозяйства;

• государственные объединения, являющиеся коммерческими организациями;

некоммерческие организации:

• ассоциации (союзы);

• государственные объединения, являющиеся некоммерческими организациями;

• потребительские кооперативы;

• садоводческие товарищества;

• торгово-промышленные палаты;

• учреждения;

• товарищества собственников.

NB: По вопросам государственной регистрации банков, небанковских кредитно-финансовых организаций необходимо руководствоваться постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 07.12.2012 № 640 «Об утверждении Инструкции о государственной регистрации банков и небанковских кредитно-финансовых организаций и лицензировании банковской деятельности»; по вопросам государственной регистрации страховщиков и страховых брокеров – Указом Президента Республики Беларусь от 25.08.2006 № 530 «О страховой деятельности».

Алгоритм нотариального действия по представлению нотариусом электронных документов в регистрирующий орган:

Шаг 1. Обращение заявителя с документами к нотариусу.

1. Установление личности заявителя и проверка полномочий представителя

На этом этапе нотариус проверяет личность лица (лиц), обратившегося обратившихся) за совершением нотариального действия, а в случае обращения представителя также его полномочия (статья 62 Закона о нотариате) по документу, удостоверяющему личность и документам, подтверждающим полномочия.

К документам, удостоверяющим личность относятся:

паспорт гражданина Республики Беларусь; вид на жительство в Республике Беларусь; удостоверение беженца (пункт 3 Положения о документах, удостоверяющих личность, утверждённого Указом Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»);

документ для выезда за границу для иностранных граждан, лиц без гражданства, временно пребывающих или временно проживающих в Республике Беларусь (статья 52 Закона Республики Беларусь от 04.01.2010 № 105-З «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь»).

Документы, подтверждающие полномочия представителей, в случае если они действуют от имени юридического или физического лица:

от имени физического лица могут действовать иные физические лица по нотариально удостоверенной доверенности;

от имени юридического лица действует его руководитель либо иное лицо по доверенности;

представление интересов иностранного физического лица и иностранного юридического лица осуществляется на основании нотариально удостоверенной доверенности, переведенной на белорусский или русский язык, подпись переводчика также должна быть нотариально удостоверена.

2. Предоставление нотариусу документов, которые необходимо представить в регистрирующий орган.

Перечень таких документов, указан в пунктах 5-8 Инструкции № 1164.

Из всех документов, необходимых для представления в регистрирующий орган, только заявление должно быть предоставлено нотариусу на бумажном носителе.

Заявления, представленные заявителем нотариусу на бумажном носителе, должны соответствовать формам, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2009 № 8 «О некоторых мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1».

Заявление, в том числе и листы А и Б к заявлению, должно быть полностью заполнено, за исключением пунктов, не обязательных к заполнению (например, сведения о руководителе, сведения о банке и валюте счета).

По просьбе лица, обращающегося за совершением нотариального действия, нотариусом может быть оказана услуга правового и технического характера по заполнению форм заявлений о государственной регистрации юридического лица (изменений и (или) дополнений, вносимых в устав юридического лица), индивидуального предпринимателя. Пунктом 48 нотариальных тарифов за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера нотариусами, утверждённых постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2013 № 1145 «Об утверждении нотариальных тарифов за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера нотариусами и тарифов на услуги технического характера, оказываемые работниками нотариальных архивов» (далее – Нотариальные тарифы) предусмотрено взыскание нотариального в размере 80% базовой величины.

Иные документы могут представляться нотариусу как в бумажном, так и в электронном виде. В случае, если нотариусу документ, который необходимо представить в формате .jpg или .pdf представлен на бумажном носителе, нотариус может предложить заявителю услугу по сканированию документа в требуемый формат. За оказание данной услуги технического характера установлен нотариальный тариф в размере 3% базовой величины за одну страницу документа (пункт 56 Нотариальных тарифов). За конвертирование текстовых документов в формат .doc или .rtf предусмотрен нотариальный тариф в сумме 3% базовой величины за один документ (пункт 57 нотариальных тарифов).

В соответствии с частью третьей пункта 199³ Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63 если документы представляются нотариусу непосредственно лицами, указанными в абзацах втором - пятом части третьей пункта 19 Положения о государственной регистрации, заявление о государственной регистрации подписывается этими лицами собственноручно в присутствии нотариуса. В иных случаях подлинность подписей лиц, указанных в абзацах втором - пятом части третьей пункта 19 Положения о государственной регистрации, должна быть засвидетельствована нотариально.

Нотариус проверяет наличие всех документов, требующихся для регистрации факта, за представлением документов для регистрации которого обращается заявитель или представитель, и соответствие форматов файлов требованиям Инструкции № 1164.

NB: Несоответствие заявления формам, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2009 № 8 «О некоторых мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1», а также несоответствие форматов предоставленных нотариусу электронных документов, необходимых для представления в регистрирующих орган, требованиям к форматам, установленным Инструкцией № 1164, является основанием для отказа в совершении нотариального действия на основании абзаца шестого пункта 1 статьи 71 Закона о нотариате).

Содержание представленных документов на соответствие законодательству, в том числе устава, нотариус не оценивает.

3. Формирование описи представленных документов в регистрирующий орган.

Нотариус составляет в двух экземплярах опись представленных заявителем или представителем заявителя документов. Оба экземпляра описи подписываются нотариусом и заявителем (его представителем).

Согласовывается способ извещения заявителя (его представителя) о получении от регистрирующего органа электронных документов, указанных в пункте 21 Инструкции № 1164, о чем заявителем (его представителем) на экземпляре описи, остающейся в делах нотариуса, производится запись.

Нотариус формирует пакет документов, направляемый в регистрирующий орган, в который включается письмо об установлении личности заявителя, опись документов, направляемых в регистрирующий орган, а также электронные документы, представленные заявителем (его представителем).

Далее нотариус в своем личном кабинете на веб-портале Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее – веб-портал ЕГР) заполняет специальную форму данными из заявления о государственной регистрации, прикрепляет необходимые сформированный пакет документов, подписывает его электронной-цифровой подписью и направляет в регистрирующий орган.

После того, как в личный кабинет нотариуса на веб-портале ЕГР в автоматическом режиме поступит подтверждение о приеме направленных нотариусом документов, запись о совершенном нотариальном действие вносится в реестр для регистрации нотариальных действий.

О совершении указанного нотариального действия выдается свидетельство о представлении электронных документов для государственной регистрации, к которому приобщается экземпляр описи представленных заявителем документов.

В соответствии с пунктом 2 постановления Совета Министров от 27.12.2013 № 1145 «Об утверждении нотариальных тарифов за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера нотариусами и тарифов на услуги технического характера, оказываемые работниками нотариальных архивов» (далее – Постановление № 1145) до совершения нотариального действия либо оказания услуги правового или технического характера плательщиком уплачивается нотариальный тариф за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера нотариусами.

Сумма нотариального тарифа установлена пунктом 33¹ Нотариальных тарифов и по состоянию на 30.01.2023 составляет:

NB: В соответствии с подпунктом 10.3 пункта 10 статьи 285 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть) освобождаются от государственной пошлины при совершении иных юридически значимых действий организации и физические лица за государственную регистрацию субъектов хозяйствования в случае представления в регистрирующий орган документов в электронном виде посредством веб-портала Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Шаг 2. Получение электронных документов, поступивших из регистрирующего органа.

Электронные документы, являющиеся результатом государственной регистрации, а именно устав юридического лица (учредительный договор), изменения и (или) дополнения, вносимые в устав юридического лица (учредительный договор), свидетельство о государственной регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя), а также документ, подтверждающий постановку субъекта хозяйствования на учет в налоговых органах, органах государственной статистики, органах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, регистрацию в Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» (его обособленном подразделении), либо уведомление о неосуществлении государственной регистрации в виде электронного документа выдаются в одном экземпляре нотариусом заявителю (заявителям) или его (их) представителю на представленный электронный носитель информации (USB-флеш-накопитель, при наличии у нотариуса технических возможностей – иной носитель информации).

При выдаче электронных документов нотариус повторяет процедуру установления личности обратившегося и его полномочий, о чем делает отметку на хранящемся в его делах экземпляре свидетельства о представлении электронных документов для государственной регистрации.

О получении электронных документов заявитель (заявители) или его (их) представитель расписывается на экземпляре свидетельства, хранящегося у нотариуса.

На этом процедура по представлению документов для государственной регистрации может считаться полностью оконченной.

Шаг 3. Для тех, кто хочет форму представления данных электронных документов на бумажном носителе (копию указанных документов в бумажном виде).

В соответствии с абзацем пятнадцатым статьи 54 Закона о нотариате нотариусы свидетельствуют электронную копию документа на бумажном носителе.

Согласно подпункту 3.12 пункта 3 постановления № 1145 от уплаты нотариального тарифа за совершение нотариальных действий освобождаются физические и юридические лица, в отношении которых нотариусом представлены электронные документы для государственной регистрации, и их представители – за однократное удостоверение данным нотариусом или нотариусом, выполняющим его функции, формы внешнего представления каждого электронного документа о государственной регистрации на бумажном носителе.

В результате заявитель получает электронный документ, который является оригиналом, и его копию на более привычном бумажном носителе, которые имеют одинаковую юридическую силу (часть четвёртая статьи 22 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».