Свидетельствование электронной копии документа на бумажном носителе
Электронный документооборот прочно вошел в современный деловой мир. Электронный документ и электронная копия занимают прочные позиции, постепенно вытесняя классический формат бумажных отношений.
Нотариат Беларуси также постоянно совершенствуется, внедряет в свою работу цифровые технологии, автоматизирует процессы нотариальных действий. Цифровые сервисы позволяют значительно упростить процедуры оформления документов, обеспечивают гражданам и юридическим лицам большую степень удобства, оперативности и безопасности, поскольку все новшества в системе нотариата, в том числе в сфере использования информационно-коммуникационных технологий, направлены в первую очередь на обеспечение защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц, повышения качества и доступности нотариальных услуг.
Развитие нотариата неизменно приводит к появлению в нотариальной практике новых нотариальных действий: представление электронных документов для государственной регистрации, обеспечение доказательств, необходимых для ведения дел в органах иностранных государств, а также письменных доказательств для рассмотрения дел в судах Республики Беларусь, свидетельствование электронной копии документа на бумажном носителе и т.д.
На практике все чаще у граждан и юридических лиц возникает необходимость представить электронную копию документа на бумажном носителе. В соответствии с абзацем шестнадцатым пункта 1 статьи 1 Закона Закон Республики Беларусь от 08.11.2018 N 143-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон) электронная копия документа на бумажном носителе представляет собой электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и подписанное электронной цифровой подписью лица, изготовившего такое электронное отображение.
Возможность совершения данного нотариального действия появилась в практике нотариусов сравнительно недавно.
Нотариус осуществляет свидетельствование электронной копии документа на бумажном носителе по правилам, применяемым при свидетельствовании верности копий документов, изложенных на бумажном носителе. При этом, при свидетельствовании электронной копии документа на бумажном носителе не применяются положения, определенные в части четвертой пункта 169 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63. Таким образом, при свидетельствовании электронной копии документа на бумажном носителе, который является засвидетельствованной нотариусом копией с копии, нотариус может засвидетельствовать неограниченное количество электронных копий.
При этом, следует помнить, что нотариус может засвидетельствовать только электронную копию документа на бумажном носителе, но не может засвидетельствовать электронную выписку из данного документа. Например, если заинтересованное лицо просит сделать электронную копию нескольких страниц паспорта, нотариус может засвидетельствовать электронную копию только всего паспорта.
Кроме того, нотариус не может засвидетельствовать электронную копию нормативного правового акта.
Так как электронная копия документа на бумажном носителе подписывается электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) нотариуса, использование данного электронного документа в иностранном государстве на сегодняшний день затруднительно. В связи с этим, представляется, что следует разъяснять гражданам, обращающимся за совершением данного нотариального действия, о том, что использование данного электронного документа в настоящее время возможно только на территории Республики Беларусь.
В соответствии с нормами статьи 23 Закона электронная копия документа на бумажном носителе после подписания электронной цифровой подписью лица, изготовившего эту электронную копию, приобретает юридическую силу и может использоваться в переписке государственных органов и других государственных организаций при осуществлении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами Республики Беларусь, а также в иных случаях и порядке, установленных законодательством Республики Беларусь.
При совершении данного нотариального действия, необходимо учитывать, что все те требования законодательства, которые мы применяем при свидетельствовании копии документа на бумаге, применяются и при свидетельствовании электронной копии документа на бумажном носителе. (То, что нельзя сделать на бумаге, нельзя сделать и в электронном виде).
Для создания электронной копии документа на бумажном носителе нотариус осуществляет фотокопирование (сканирование) представленного документа с сохранением на электронный носитель файлов в графическом формате. Контроль качества электронных отображений может быть проведен нотариусом с помощью тестовых программных средств (при их наличии) и визуально путем сличения с оригиналом. При этом проверяется наличие электронных отображений для каждой страницы оригинала, включая обороты с пометками.
Не допускается наличие посторонних предметов, скрывающих часть листа и эффектов, возникших в процессе сканирования (бликов, густых теней, муара и других эффектов).
Если оригинал изготовлен в черно-белом изображении на белом фоне, электронное отображение может быть черно-белым. Если оригинал содержит элементы иных цветов (пометки, подписи, оттиски печатей, логотипы, изображение Государственного герба Республики Беларусь и другие элементы) и (или) цветной фон, электронное отображение должно быть цветным. При совершении данного нотариального действия наиболее простой и удобной в использовании является программа PDF 24 Creator. Данное программное обеспечение позволяет нотариусу совместить отсканированный документ в формате Portable Document Format (PDF), электронная копия которого будет засвидетельствована и файл с удостоверительной надписью в формате Word Document. Таким образом, используя данную программу исключается необходимость конвертации файлов из формата PDF в формат Word Document и обратно.
Перед свидетельствованием электронной копии документа на бумажном носителе электронные отображения всех страниц документа должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате.
Полученный файл подписывается электронной цифровой подписью с использованием личного ключа нотариуса и выдается лицу, обратившемуся за свидетельствованием электронной копии документа на бумажном носителе, на представленный им электронный носитель информации (USB-флеш-накопитель, при наличии у нотариуса технических возможностей - иных устройствах, используемых для хранения информации).
Несмотря на то, что на сегодняшний день данное нотариальное действие не является достаточно востребованным, несомненно, в будущем с развитием информационных технологий и интеграционных процессов стран СНГ в сфере правового взаимодействия и взаимного признания электронных документов в нотариальном делопроизводстве данное нотариальное действие найдет самое широкое применение.