Порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц по вопросам нотариальной деятельности

Каждый гражданин хотя бы однажды сталкивался с нотариусом. Поводом для такого обращения служат разные причины и обстоятельства. Для многих визит к нотариусу является обычным посещением места, где оказывают необходимую услугу. Быстрое и качественное нотариальное обслуживание принимается как должное. Среди граждан довольно часто встречаются те, кто желает оставить положительный отзыв о работе нотариуса, выразить ему свою благодарность. Есть и другая категория, которые неудовлетворены общением с нотариусом, считают его действия или поведение непрофессиональными, готовы информировать об этом руководство, вышестоящие органы, иные организации.

Прибегая к такому способу реализации прав, как направление обращений, граждане не всегда владеют информацией об органах и организациях, уполномоченных законодательством рассматривать обращения в сфере нотариальной деятельности, о способах подачи обращений, а о компетенции таких органов возможно даже не слышали.        

Начнем с того, что в Республике Беларусь порядок подачи обращений граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в государственный орган либо иную организацию, процедура их рассмотрения регулируются Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г.  № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон об обращениях).

Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (далее-Указ) утвержден перечень государственных органов, иных организаций, ответственных за рассмотрение обращений по существу в отдельных сферах жизнедеятельности населения.

Так, ответственными за рассмотрение обращений в сфере юстиции, в том числе по соблюдению законодательства о нотариате являются главные управления юстиции областных, Минского городского исполнительных комитетов, Министерство юстиции Республики Беларусь.

Областные, Минская городская нотариальные палаты Белорусской нотариальной палаты (далее-территориальные нотариальные палаты) и Белорусская нотариальная палата являются ответственными организациями за рассмотрение обращений в сфере организации и обеспечения оказания юридической помощи, в том числе по вопросам нотариальной деятельности (за исключением обжалования законности совершенных нотариусами нотариальных действий или отказа в их совершении).

Сведения о вышеуказанных государственных органах, осуществляющих контроль за соблюдением нотариусами законодательства о нотариате, а также об органе нотариального самоуправления и его организационных структурах, их адресах и телефонах, официальном сайте размещены на информационных стендах в каждой нотариальной конторе и нотариальном бюро республики.

В указанные организации заявители вправе подавать обращения в письменной или электронной форме, а также излагать в устной форме на личном приеме.

О порядке рассмотрения обращений государственными органами, осуществляющими контроль за соблюдением нотариусами законодательства о нотариате, можно ознакомиться на официальном сайте Министерства юстиции Республики Беларусь https://minjust.gov.by/. Информация о порядке подачи и рассмотрения обращений Белорусской нотариальной палатой и территориальными нотариальными палатами размещена на официальном сайте Белорусской нотариальной палаты https://belnotary.by/.

Для письменных обращений способ их подачи в территориальные нотариальные палаты, Белорусскую нотариальную палату, а также в главные управления юстиции областных, Минского городского исполнительных комитетов, Министерство юстиции Республики Беларусь одинаков. Письменные обращения подаются нарочным (курьером), по почте, в ходе личного приема, путем внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений.

Форма книги замечаний и предложений утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь».

Ведение книг обязательно в каждой организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, у индивидуального предпринимателя, а также в местах реализации ими товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Нотариальные конторы и нотариальные бюро в соответствии с перечнем, утвержденным указанным постановлением, отнесены к местам    оказания услуг. Информация о наличии книги замечаний и предложений (ее местонахождении, номере телефона лица, ответственного за ее ведение, фамилия, инициалы) размещены в каждой нотариальной конторе и нотариальном бюро на информационном стенде.

Таким образом, самым простым и доступным способом для граждан, желающих оставить свой отзыв о работе нотариуса или нотариальной конторы, нотариального бюро, является внесение записи в книгу замечаний и предложений нотариальной конторы или нотариального бюро, которую ему обязаны предъявить по первому требованию.

Устные обращения излагаются гражданами в ходе личного приема, проводимого руководителем (заместителем руководителя) организации.

Информация о днях, времени и месте проведения личных приемов руководством Белорусской нотариальной палаты и территориальных нотариальных палат, должностными лицами государственных контролирующих органов, а также о порядке записи на прием размещена на официальных сайтах данных организаций.

Относительно направления электронных обращений установлен следующий порядок их подачи. Реализовать свое право и подать электронное обращение в любую территориальную нотариальную палату или Белорусскую нотариальную палату можно с помощью специальной формы, размещенной на официальном сайте Белорусской нотариальной палаты. В вышеуказанные государственные органы такие обращения подаются только через специальную рубрику «Электронные обращения» на официальном сайте государственного органа.

Электронные сообщения, поступившие иным способом (на адрес электронной почты организации, переданные на физических носителях (дискеты, диски, флеш-накопители и др.) рассмотрению не подлежат.

Указом предусмотрено, что обращения, независимо от того, в какой государственный орган или организацию они поступили, первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией в организациях, которые осуществляют свою деятельность и расположены в пределах той административно-территориальной единицы, на территории которой возникли поднимаемые в обращениях вопросы, или в иных организациях, когда вопросы относятся к исключительной компетенции этих организаций.

Тем самым, направляя обращение по вопросам нотариальной деятельности не в вышеуказанные организации, а в другие, например, Следственный комитет, прокуратуру, местный исполнительный и распорядительный орган, заявитель должен знать и быть готов, что его обращение в соответствии с требованиями Указа и Закона об обращениях буден перенаправлено для первичного рассмотрения по компетентности в соответствующую территориальную нотариальную палату или Белорусскую нотариальную палату.

Рассмотрение письменных и электронных обращений по вопросам нотариальной деятельности осуществляется в сроки, установленные статьей 17 Закона об обращениях. Такие обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее одного месяца.

При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, заявитель в течение пяти рабочих дней письменно уведомляется об оставлении обращения без рассмотрения по существу с указанием причин принятия такого решения.

Отдельно стоит обратить внимание граждан и юридических лиц на круг вопросов, которые отнесены к компетенции организаций при рассмотрении обращений по вопросам нотариальной деятельности.  

Законом об обращениях установлено, что его действие не распространяется на обращения граждан и юридических лиц, рассмотрение которых подлежит в соответствии с иным законодательством, а также на обращения, в отношении которых установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.

В соответствии со статьями 47 и 48 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» (далее - Закон о нотариате) Белорусская нотариальная палата и территориальные нотариальные палаты рассматривают обращения граждан и юридических лиц по вопросам, не связанным с обжалованием законности совершенных нотариусами нотариальных действий или отказа в их совершении (нарушение сроков совершения таких действий, несоблюдение установленного времени приема и другое).

Законом о нотариате нотариусы наделены полномочиями совершать нотариальные действия; разъяснять и консультировать по вопросам совершения нотариальных действий; истребовать в установленном порядке сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, составлять проекты сделок, доверенностей, согласий, отказов, заявлений и иных нотариальных документов; откладывать или приостанавливать совершение нотариального действия, а также отказывать в совершении нотариального действия.

При совершении нотариальных действий нотариусы руководствуются Конституцией Республики Беларусь, Гражданским кодексом Республики Беларусь, Законом о нотариате, Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 октября 2006 г. № 63, и иными актами законодательства, а также международными договорами.

Одним из принципов нотариальной деятельности является принцип обеспечения нотариальной тайны.

Согласно статье 9 Закона, нотариальная тайна – это сведения по совершенному нотариальному действию, а также иные сведения, полученные при совершении нотариального действия или обращении к нотариусу заинтересованного лица, в том числе о его личных неимущественных и (или) имущественных правах и обязанностях. Нотариальная тайна является охраняемой законом тайной.

Нотариусы обязаны соблюдать нотариальную тайну. Требования о соблюдении нотариальной тайны распространяются также на лиц, которым такие сведения стали известны в связи с исполнением служебных обязанностей.

В Законе о нотариате указан перечень лиц и органов (организаций), имеющих право на получение сведений, составляющих нотариальную тайну.

Сведения по совершенным нотариальным действиям выдают нотариусы, совершившие эти действия, а также нотариусы, у которых на хранении находятся такие нотариальные документы или которые исполняют функции указанных нотариусов. При нахождении нотариальных документов на хранении в нотариальном архиве, последним выдаются архивные справки, копии и выписки в соответствии с установленной законодательством административной процедурой. Во всех случаях выдаче сведений гражданину, индивидуальному предпринимателя или представителю юридического лица, от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено нотариальное действие, предшествует проверка у обратившегося лица документа, удостоверяющего его личность, у представителя - документов, подтверждающих его полномочия.       

Граждане и юридические лица в подаваемых письменных и электронных обращениях довольно часто ставят вопросы, рассмотрение которых отнесено к исключительной компетенции нотариуса, например, с просьбой разъяснить правила совершения нотариального действия, сообщить необходимый для нотариальной сделки или оформления наследства перечень документов, отложить совершение нотариального действия, выдать сведения (документы) по совершенному нотариальному действию.

Территориальные нотариальные палаты, Белорусская нотариальная палата, главные управления юстиции областных, Минского городского исполнительных комитетов, Министерство юстиции не наделены правом разъяснять и консультировать по вопросам совершения нотариальных действий, а также выдавать сведения, составляющие нотариальную тайну. В этой связи обращения с такого рода вопросами могут быть оставлены без рассмотрения по существу, поскольку рассмотрение данных вопросов не отнесено к компетенции указанных организаций. В направляемых ответах заявитель информируется об этом, одновременно ему рекомендуют обратиться к нотариусу, у которого можно получить консультацию по вопросу совершения нотариального действия, а также разъяснения по порядку получения сведений, составляющих нотариальную тайну, и по отложению совершения нотариального действия, или к адвокату - за получением необходимой юридической помощи.

Отдельное внимание хотелось бы обратить на обращения, в которых заявители высказывают свое несогласие с совершенным нотариальным действием, просят дать ему правовую оценку или оценку законности действиям нотариуса, отменить или признать недействительным совершенное действие, сообщают об отказе нотариуса в совершении нотариального действия, требуют обязать его совершить действие.

Такие обращения не подлежат рассмотрению по существу, поскольку данные вопросы также не отнесены к компетенции ни государственных органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства о нотариате, ни нотариальных палат. Статьей 72 Закона о нотариате регламентирован порядок обжалования нотариальных действий или отказов в их совершении. Лица, обратившиеся за совершением нотариального действия и считающие неправильным совершенное нотариальное действие или неправомерным отказ в совершении нотариального действия, а также лица, интересы которых ущемлены в связи с совершением нотариального действия, вправе подать жалобу в суд по месту нахождения нотариальной конторы, нотариального бюро. Возникший между заинтересованными лицами спор о праве, основанный на совершенном нотариальном действии, рассматривается судом.

Нотариус, отказавший в совершении нотариального действия, по письменному заявлению гражданина или юридического лица должен в течение трех рабочих дней с даты поступления заявления вынести постановление об отказе в совершении нотариального действия. В постановлении указываются причины отказа и разъясняется порядок его обжалования.

В случае отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство постановление об отказе в совершении этого нотариального действия выносится нотариусом по заявлению наследника о вынесении такого постановления, поданному нотариусу по истечении срока для принятия наследства, установленного Гражданским кодексом Республики Беларусь.

Согласно гражданскому процессуальному законодательству проверка законности и обоснованности действий нотариуса осуществляется судом, где дается правовая оценка событиям, обстоятельствам и представленным в их подтверждение доказательствам.

Если в процессе судебного разбирательства будет установлено нарушение нотариусом законодательства, суд выносит частное определение с дальнейшим направлением его соответствующим юридическим лицам или их должностным лицам для принятия мер реагирования.

Однако не все граждане после получения ответа, разъясняющего установленный законодательством порядок обжалования действий нотариуса или отмены совершенного нотариального действия, готовы обратиться в суд. Некоторые по-прежнему пытаются решить свой вопрос путем направления обращений как в те же организации, так и иные инстанции.

При поступлении в территориальные нотариальные палаты повторного письменного или электронного обращения, в том числе поступившего из иной организации, в котором не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения обращения по существу, или переписка с заявителем по изложенным в обращении вопросам прекращена, такие обращения оставляются без рассмотрения, по существу. Если гражданин несогласен с ответом на свое обращение, то вправе его обжаловать в вышестоящую организацию-Белорусскую нотариальную палату.

Заявитель может обратиться на личный прием к руководителю организации независимо от того, подавались им письменные или электронные обращения по данному вопросу или нет.

Своим правом на устное обращение граждане пользуются активно. В ходе личного приема одни рассчитывают высказаться, причем так, чтобы его выслушали до конца, другие - убедить должностное лицо в обоснованности своего вопроса и услышать быстрый ответ о способах решения возникшей проблемы.  

Заявитель должен знать, что ему не вправе отказать в личном приеме, записи на личный прием, за исключением случаев:

• обращения по вопросам, не относящимся к компетенции организации, в которую он обращается;

• обращения в неустановленные дни и часы;

• когда в ходе личного приема ему уже был дан исчерпывающий ответ на интересующие его вопросы;

• когда переписка по изложенным в обращении вопросам прекращена.

На личном приеме заявитель должен предъявить документ, удостоверяющий личность.

При проведении личного приема по решению руководителя организации могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка), о чем заявитель должен быть уведомлен до начала личного приема. Получение согласия от заявителя на применение таких средств не требуется.

В ходе личных приемов, проводимых руководителями государственных органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства о нотариате, и нотариальных палат гражданами поднимаются самые разные вопросы, в том числе и не относящиеся к компетенции данных организаций.

Наиболее часто с просьбой записаться на личный прием обращаются граждане, которым неоднократно давались мотивированные ответы на поставленные ими в обращениях вопросы или переписка с ними прекращена. Излагая в устной форме свою проблему или несогласие с принятыми ранее решениями по обращениям, заявитель всегда надеется на принятие руководителем удовлетворяющего его решения. Однако если вопросы, поднимаемые гражданином или представителем юридического лица, не отнесены к компетенции организации, например, о законности совершенного нотариального действия или об отказе нотариуса в его совершении, ему сообщается, что устное обращение оставлено без рассмотрения по существу и разъясняется установленный законодательством порядок обращения в суд. В случае несогласия с ранее принятыми по обращениям решениями, лицу разъясняется порядок их обжалования в вышестоящие организации или суд.

При поступлении от заявителя вопросов, касающихся совершенного нотариального действия с участием третьих лиц (родственников, знакомых), он информируется руководителем об оставлении обращения без рассмотрения по существу, как не относящемуся к компетенции организации. Одновременно лицу разъясняется статья 9 Закона о нотариате о лицах и органах, имеющих право на получение сведений, составляющих нотариальную тайну, порядок их получения.

Если в ходе личного приема заявителем излагаются вопросы по нотариальной деятельности, которые в соответствии с наделенной компетенцией подлежат рассмотрению организацией по существу, ответ о принятом по устному обращению решении руководитель озвучивает заявителю в устной форме. В случае, когда поднимаемые вопросы требуют дополнительного изучения и проверки, например, о несоблюдения нотариусом срока совершения нотариального действия, неисполнения или ненадлежащего исполнения им профессиональных обязанностей при осуществлении нотариальной деятельности, нетактичном поведении, лицу разъясняется о возможности подачи в ходе личного приема письменного обращения, которое подлежит рассмотрению в установленные Законом об обращениях сроки с направлением ему   письменного ответа.

Согласно статье 41 Закона о нотариате жалоба на действия нотариуса, представление государственного органа, должностного лица о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности, частное определение суда подаются в территориальную нотариальную палату, а в отношении нотариуса, входящего в состав правления, ревизионной или дисциплинарной комиссии Белорусской нотариальной палаты, дисциплинарной комиссии территориальной нотариальной палаты, - в Белорусскую нотариальную палату. Жалоба (представление, определение) может быть также подана в Министерство юстиции для принятия решения о возбуждении дисциплинарного производства.

Территориальными нотариальными палатами, Белорусской нотариальной палатой по жалобам проводятся проверки, истребуются от нотариусов соответствующие пояснения, а также сведения и документы по совершенному нотариальному действию или открытому наследственному делу. Руководителями и специалистами организаций внимательно и всесторонне изучаются доводы граждан и юридических лиц для принятия обоснованного и мотивированного решения по обращению, в пределах компетенции принимаются меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителей.

При выявлении признаков неисполнения или ненадлежащее исполнение нотариусом своих профессиональных обязанностей документы предварительной проверки направляются в соответствующую дисциплинарную комиссию для их рассмотрения и принятия решения в соответствии с компетенцией, в том числе о применении к нотариусу мер дисциплинарного взыскания. 

Полагаем, что изложенная в статье информация, разъясняющая о полномочиях нотариуса и компетенции органов и организаций по рассмотрению обращений в сфере нотариальной деятельности, поможет   лицам, обращающимся в нотариальные конторы и нотариальные бюро республики, грамотно реализовывать конституционное право на обращение и защиту своих прав и законных интересов.