В каких случаях целесообразно нотариально удостоверять доверенность, выданную юридическим лицом

В сегодняшней статье мы хотим привести убедительные аргументы целесообразности нотариального удостоверения доверенностей, выданных от имени юридических лиц. 

Важным институтом в гражданском праве, несомненно, является представительство,  а наиболее распространенным его видом – договорное представительство, для осуществления которого необходима доверенность. В настоящее время доверенность, как особый вид представительства, играет важную роль в различных правоотношениях, позволяя участникам гражданского оборота в полной мере осуществлять свои права и выполнять обязанности.

Уместно упомянуть, что нотариальное удостоверение доверенностей обязательно  для совершения сделок, требующих нотариальной формы (п.2 ст. 186 ГК Республики Беларусь) и если доверенность выдается в порядке передоверия (п.2 ст. 188 ГК Республики Беларусь). В соответствии со статьей 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в предусмотренном настоящей статье порядке. Однако непосредственный порядок удостоверения доверенностей в статье не рассматривается. Исходя из пункта 1 указанной статьи Гражданского  кодекса следует, что все доверенности должны быть каким-либо образом удостоверены.

В связи с тем, что действующее законодательство не даёт определение и толкование термина “удостоверенная доверенность”, обратимся к толковому словарю, в соответствии с которым “удостоверить – подтвердить правильность, подлинность чего-либо”. Следовательно, можно предположить, что когда представляемое юридическое лицо выдает доверенность своему представителю, то оно тем самым своей подписью и печатью подтверждает обоснованность действий представителя, направленных на выполнение представленных полномочий. Но в настоящее время не сформировалось единое мнение по поводу того, подлежит ли обязательному нотариальному удостоверению доверенности юридических лиц, выданных на совершение сделок, подлежащих обязательному нотариальному удостоверению; при этом отдельными авторами отстаиваются диаметрально противоположные точки зрения на этот вопрос. Мнения о возможности оформления любых доверенностей от юридических лиц в простой форме высказывается и некоторыми известными цивилистами Республики Беларусь.

Вместе с тем юридическая конструкция статьи 186 ГК такова, что сделать на основании ее подобный вывод вряд ли возможно. Действительно, в соответствии с п. 5. названной статьи доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации или индивидуальным предпринимателем, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности. Однако данная норма не носит характер исключения из общего правила, предусмотренного п. 2 указанной статьи.

В п. 5 статьи 186 ГК вообще не идет речь о форме (простой письменной либо нотариальной) доверенности, а устанавлены лишь дополнительные требования к этой форме, касающиеся только доверенностей от имени юридических лиц, тогда как сама по себе форма доверенностей от их имени (простая письменная или нотариальная) уже определены в п. 2 данной статьи. Возможность установления дополнительных требований к форме доверенностей, равно как и любых иных сделок, предусмотрена ст. 161 ГК, в соответствии с которой законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.). Таким образом, требования, предусмотренные п. 5. ст. 186 ГК – это не что иное, как требования к форме доверенностей от имени юридических лиц, порядку и механизму их выдачи. Только после соблюдения указанной процедуры оформления доверенности встает вопрос об определении ее основной формы в соответствии с п.5 ст. 186 ГК с известным выводом: доверенности на совершение сделок, подлежащих обязательному нотариальному удостоверению, должны быть нотариально удостоверены и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы

Выдача доверенности представляет собой одностороннюю сделку. По общему правилу доверенность должна облекаться в простой письменной форме без нотариального удостоверения. Однако судебная практика свидетельствует о ненадежности такой формы. Многие юридические лица предпочитают обращаться к нотариусу за удостоверением доверенности, неоднократно убедившись в том, что именно нотариус всегда разъяснит им смысл и значение проекта удостоверяемого документа для того, чтобы юридическая неосведомленность не смогла быть использована во вред им. В целях все-таки установления справедливого баланса интересов сторон, предпочтительно  было бы использовать нотариальную форму доверенностей, выданных юридическим лицом, чтобы избежать вероятности признания в дальнейшем сделки недействительной и удостовериться в том, что полномочия на совершение определенных действий представляются уполномоченным лицом.

Нотариальная функция удостоверения доверенностей характеризуется совершением ряда действий.

Во-первых, это оправдывает еще и то, что при удостоверении доверенности от имени юридического лица нотариус обязан проверить его правоспособность. Так в соответствии с п. 3 ст. 45 ГК Республики Беларусь, правоспособность юридического лица возникает в момент его создания (п. 2 ст. 47 ГК Республики Беларусь) и прекращается в момент завершения его ликвидации (п. 8 ст. 59 ГК Республики Беларусь). Государственной регистрации подлежат создаваемые (реорганизуемые) юридические лица (пп. 1.1 п. 1 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь 16.09.2009 № 1 (в ред. от 24.01.2013 № 2, от 21.02.2014 № 3). Данные государственной регистрации юридических лиц, в соответствии с п. 1 ст. 47 ГК Республики Беларусь, включаются в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Таким образом, юридические лица, с момента их государственной регистрации,  считаются созданными и приобретают возможность полноценно выступать в гражданским правоотношениях. Требование о проверки нотариусом правоспособности юридического лица содержится в п. 1 ст. 63 Закона о нотариате, в соответствии с которой при удостоверении сделки, доверенности, согласии, проверяются дееспособность граждан (гражданская дееспособность), правоспособность юридических лиц, участвующих в этих нотариальных действиях. Вопрос о возможности выдачи определенного типа доверенности выясняется нотариусом именно при проверке правоспособности юридического лица.

Во-вторых, в соответствии с п. 3 ст. 63 Закона о нотариате, в случае обращения за совершением нотариального действия, в данном случае удостоверением доверенности, представителя юридического лица, нотариусом проверяются полномочия представителя. В соответствии с п. 3 ст. 49 ГК Республики Беларусь, лицо, которое в силу акта законодательства или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, должно действовать в интересах представляемого им юридического лица добросовестно и разумно. В соответствии с действующим законодательством,  представителем юридического лица выступает  его директор. Он имеет право совершать любые действия, предусмотренные учредительными документами, без доверенности. Остальные сотрудники юридического лица должны иметь документ, представляющий им все необходимые полномочия. Наличие у руководителя полномочий на выдачу доверенности проверятся нотариусом на основании учредительных документов (например, содержание устава и текстов изменений к нему), включение в которых предусматривает срок, на который избирается руководитель, прописывается объем его компетенции вплоть до указания сумм, в пределах которых руководитель может совершать сделки и выдавать доверенности. Если полномочия руководителя юридического лица на совершение сделки ограничены его учредительными  документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, то в данном случае руководитель при выдаче доверенности вышел за пределы этих ограничений, а как следствие сделка, совершенная на основании такой доверенности может быть признана судом недействительной.

В-третьих, удостоверяя доверенность, нотариус свидетельствует, что она выдана (подписана) тем лицом, от имени которого исходит. Так, в соответствии с п. 2 ст. 65 Закона о нотариате, при удостоверении сделок и совершении иных нотариальных действий проверяется подлинность подписей участников сделок и других лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий. Документы, выражающие содержание сделки, иные нотариальные документы, а также заявления должны быть подписаны собственноручно гражданином, его представителем или представителем юридического лица в присутствии нотариуса. В соответствии со ст. 62 Закона о нотариате, при совершении нотариального действия, устанавливается личность, обратившихся за совершением нотариального действия, гражданина, его представителя или представителя юридического лица.  Таким образом, удостоверяя доверенность от юридического лица у нотариуса исключаются любые сомнения относительно личности представителя юридического лица, так  как установление личности нотариусом будет производиться на основании паспорта или других, предусмотренных действующим законодательством, документов.

В–четвертых, в подтверждение полномочий нотариусу предоставляются (в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица), в частности, приказ о назначении или протокол об избрании (о назначении) должностного лица, устав (положение) или иной учредительный документ, утвержденный в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации юридического лица.

В-пятых, при удостоверении доверенности от имени юридического лица нотариус в обязательном порядке разъясняет его представителю смысл и значение доверенности, устанавливает, соответствует ли содержание доверенности намерениям представителя, таким образом, проверив соответствие его воли и волеизъявления.

В-шестых, с учетом требований действующего законодательства, предъявляемых к совершению доверенности, в доверенности должны быть указаны:

• указание на место ее совершения;

• дату совершения (подписания) доверенности;

• полное наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами;

• адрес представляемого;

• адрес местонахождения юридического лица, а в конкретных случаях и занимаемая должность,

• объем полномочий представителя;

• срок на который выдается доверенность;

• подпись руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами юридического лица, выдающего доверенность;

• подпись руководителя и главного бухгалтера, если доверенность выдается от имени юридического лица основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей;

• в необходимых случаях, по просьбе лица выдающего доверенность, в ней могут быть указаны иные сведения и условия, не противоречащие требований закона.

Все вышеперечисленное также проверит нотариус.

В-седьмых, количество экземпляров доверенности регламентируется ст. 67 Закона о нотариате: доверенность составляется в двух экземплярах, если иное не установлено законодательством.  И здесь, преимущества нотариального удостоверения доверенности от юридических лиц несомненны: в случае утраты юридическим лицом нотариально удостоверенной доверенности, экземпляр которой имеется на хранении у нотариуса, нотариус по письменному заявлению выдает дубликат доверенности юридическому лицу по поручению либо в отношении которого совершена доверенность.

Нотариус является самым доступным юристом для большинства юридических лиц. Нотариус, совершая от лица государства нотариальные действия, по факту оказывается, наверное, самым широкопрофильным юристом, обладающим высочайшей квалификацией, благодаря длительной и сложной процедуре обучения, стажировки и прохождения экзаменов для получения  статуса нотариуса и высокой ответственности за результаты своей работы. Согласно законодательства,  нотариус несет полную имущественную ответственность за свою работу. Это означает, что нотариус полностью возмещает юридическому лицу ущерб, возникший в результате его вины или оплошности. Для этого профессиональная деятельность нотариуса в обязательном порядке страхуется, путем заключения договора страхования гражданской ответственности на случай причинения им вреда третьим лицам в результате неправильного совершения нотариального действия. Существует также коллективное страхование нотариальной деятельности, которую осуществляет Белорусская нотариальная палата. Страховые выплаты в данном случае осуществляются, если недостаточного страхового возмещения, выплачиваемого в соответствии с заключенным договором страхования гражданской ответственности нотариуса, для полного возмещения причиненного вреда.

Одной из основных функций нотариуса – защита прав и законных интересов граждан и юридических лиц, поэтому оформляя доверенность у нотариуса поможет обезопасить себя при сделке, на которую выдана доверенность, обеспечить свои права в той или иной ситуации. Даже такой простой вопрос как выдача доверенности может таить в себе множество нюансов.

Для совершения действий или заключение сделок за пределами Республики Беларусь во многих странах требуется обязательное нотариальное удостоверение доверенностей, так как это служит интересам сторон, обеспечения их безопасности, защиты их независимости и информирования согласия, из-за угрозы признания недействительным документа. Для использования такой доверенности в другом государстве необходимо будет не только нотариально удостоверить доверенность, произвести ее перевод на язык страны предъявления, а также гарантировать подлинность доверенности, выполнив формальную процедуру: проставления апостиля или легализация, при помощи которой подтверждается подлинность подписи и печати нотариуса, который удостоверил доверенность.

В международных отношениях доказательственная сила документа, происходящего из другого иностранного государства, подтверждается с использованием процедуры легализации, посредством которой публичное должностное лицо свидетельствует достоверность подписи на доверенности  и качество, в котором действовало лицо, подписавшее доверенность и подлинность печати, которой скреплена доверенность, или проходить упрощенную процедуру в соответствии с Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, разработанной в рамках Гаакской конференции 05 октября 1961г., к которой присоединилось более 100 государств мира,  проставления апостиля, с тем, чтобы доверенность могла считаться достоверной  везде. А для того, чтобы доверенность была легальная и действовала на территории другого государства, необходимо ее нотариально удостоверить, так как только нотариально удостоверенную доверенность, являющейся официальным документом, можно легализовать или проставить на ней апостиль.

Иностранные организации заключают сделки и совершают иные действия на территории Республики Беларусь через местных представителей, действующих по доверенности, удостоверенной за рубежом. Доверенность, выданная, составленная или удостоверенная по установленной форме компетентными органами иностранных государств за пределами Республики Беларусь согласно законодательству в отношении иностранных юридических лиц, принимаются на территории Республики Беларусь при наличии их легализации или проставления апостиля, а для этого также необходимо удостоверить доверенность нотариально.

Мы видим, что в данном случае нотариус играет роль передаточного звена в механизме, опосредующим признание действительности доверенности. Именно удостоверенная доверенность у нотариуса выступает способом “превращающий” частноправовой документ в официальный, упрощая тем самым их международный оборот. Кроме того важной функцией нотариуса при удостоверении доверенности, является разъяснение заинтересованным лицам технических формальностей, которые необходимо совершить в каждом конкретном случае для обеспечения международного действия доверенности, а это можно осуществить только в том случае, если вы обращаетесь к нотариусу.

Обязательно хотелось бы остановиться на таком аспекте, как прекращение доверенности. Перечень оснований прекращения доверенности содержится в ст. 189 ГК. Один из оснований относиться – отмена доверенности лицом, выдавшим ее. Если доверенность была нотариально удостоверена, она отменяется в нотариальном порядке.

Прекращение действия доверенности влечет определенные правовые последствия для ее сторон, а также для третьих лиц, в целях представительства перед которыми она была выдана.

Организация, отменившая доверенность, обязана известить об этом представителя, а также известных ей третьих лиц (контрагентов), в отношениях с которыми он представлял ее интересы. Такая же обязанность возлагается на правопреемников организации, если доверенность прекращает свое действие вследствие ликвидации организации. Представитель обязан немедленно вернуть доверенность.

В нотариальной практике наиболее часто приходится сталкиваться с такими основаниями прекращения доверенности, как отмена доверенности лицом, выдавшим ее. Для отмены нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, выданной в порядке передоверия, необходимо пройти определенную процессуальную процедуру. Для этого лицо, выдавшее доверенность, должно подать заявление об отмене доверенности любому нотариусу. Заявление подается в двух экземплярах и должно содержать данные, позволяющие идентифицировать отменяемую доверенность: фамилию, собственное имя, отчество лица (наименование юридического лица), выдавшего доверенность, а также наименование нотариального округа, фамилию, собственное имя, отчество нотариуса, удостоверившего доверенность, дату удостоверения, номер регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий. В случае подачи заявления по месту удостоверения доверенности, заявление приобщается к экземпляру доверенности, хранящемуся в делах нотариуса, второй экземпляр заявления выдается представляемому. Об отмене доверенности нотариус производит отметку в реестре для регистрации нотариальных действий и на экземпляре доверенности, хранящемся в делах нотариуса.

В случае подачи заявления об отмене доверенности не по месту удостоверения доверенности, нотариус, удостоверивший отмену доверенности, обязан не позднее следующего рабочего дня после удостоверении отмены доверенности направить письменное сообщение об удостоверении отмены доверенности нотариусу, должностному лицу, удостоверившему доверенность, а также соответствующий нотариальный архив, если документы уже переданы на хранение.

Лицо, выдавшее доверенность должно известить об отмене доверенности представителя, а также третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность, как самостоятельно, так и через нотариуса, путем оформления передачи заявления представителю, которое оформляется не менее чем в двух экземплярах, один из которых храниться в делах у нотариуса. По просьбе лица, отменившего доверенность, помимо оформления самой передачи заявления об отмене доверенности ему также может быть выдано соответствующее свидетельство о передаче заявления, в котором может быть указано содержание ответа, полученного на заявление, или зафиксирован факт того, что к соответствующей дате ответа не последовало.

Если третьему лицу предъявлена доверенность, о прекращении которой оно не знало и не должно было знать, то права и обязанности, приобретенные в результате действий лица, полномочия которого прекращены, сохраняют силу для представляемого и его правопреемников.

Согласно Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 27 декабря 2013 г. № 1145 “Об утверждении  нотариальных тарифов за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера нотариуса и тарифов на услуги технического характера, оказываемые работниками нотариальных архивов” (Национальной реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003г., № 5/38234), нотариальный тариф за удостоверение отмены доверенности составляет 50% базовой величины.

Кроме того, с введением в 2017 года в Республике Беларусь  Единой информационной системы (ЕИС) нотариата, обеспечивающей комплексную автоматизацию процессов сбора, обработки сведений о нотариальной деятельности всех видов информационного взаимодействия, включающую в себя в единую электронную систему учета нотариальных действий и наследственных дел, представление неограниченному кругу лиц онлайн доступа к сведениям, не составляющим нотариальную тайну и хранящимися в электронном реестре (реестр отменных доверенностей). Белорусская нотариальная палата (БНП) будет обеспечивать свободный и прямой доступ неограниченного круга лиц без взимания платы к сведениям об отменена доверенности, в том числе к сведениям о лице удостоверившим доверенности, дате удостоверения доверенности, ее регистрационном номере в реестре регистрации нотариальных действий, дате и времени внесения сведений об отмене доверенности в реестре нотариальных действий. Получить информацию о зарегистрированных в реестре отменных доверенностей можно будет в круглосуточно режиме он-лайн  на сайте БНП, что нельзя будет сделать, если доверенность будет совершена без нотариального удостоверения.