Круглый стол в Нур-Султане: цифровизация нотариальной деятельности

В городе Нур-Султан прошел IV казахстанско-французский круглый стол «Цифровой нотариат: удаленная работа нотариусов, бесконтактные сделки, цифровизация данных». 

Актуальные вопросы нотариальной деятельности в современных условиях обсуждают представители 7 стран: Казахстана, Республики Беларусь, Российской Федерации, Азербайджана, Франции, Армении и Таджикистана. Участники круглого стола обменялись мнениями о современных тенденциях в нотариальной сфере, поделились успешными практиками, наметили пути дальнейшего сотрудничества.

Делегацию Белорусской нотариальной палаты на мероприятии в столице Казахстана представляли председатель БНП Наталья Борисенко, председатель Витебской областной нотариальной палаты Татьяна Маскина, председатель Брестской областной нотариальной палаты Анжела Горгун, заместитель председателя Гродненской областной нотариальной палаты Светлана Гриво, нотариус Гомельского нотариального округа Лидия Грекова.

Центральной темой дискуссии стала цифровизация нотариальной деятельности, триггером которой во многих странах стала пандемия коронавируса. В настоящее время правительство Казахстана активно развивает и поддерживает цифровизацию во всех сферах общества. Несмотря на то, что единая нотариальная информационная система (ЕНИС) существует уже более 10 лет, нотариат Казахстана в этом году переживает вторую волну цифровизации. Модератор круглого стола Асель Жанабилова, председатель Республиканской нотариальной палаты Казахстана отметила: «С начала года гражданам страны не нужно носить с собой документы, удостоверяющие личность. Все сведения оцифрованы и хранятся в Государственной электронной системе. Мобильное приложение eGov Mobile позволяет нотариусу идентифицировать личность обращающегося к нему гражданина. В приложении есть электронный образ паспорта, к которому гражданин может открыть доступ. Система формирует уникальный разовый цифровой пароль, который гражданин сообщает нотариусу, а нотариус через соответствующий модуль ЕНИС проверяет подлинности документа, удостоверяющего личность гражданина».

По словам Ростислава Коняшкина, председателя Правления АО «Национальные информационные технологии», Казахстан входит в топ-15 стран в рейтинге ООН по развитию информационных технологий: «Электронный нотариат Казахстана будет самой гибкой, защищенной и удобной системой для граждан. Например, в настоящее время жители Казахстана имеют возможность оформить доверенность с помощью личного кабинета на сайте нотариата. Алгоритм электронного нотариального действия прост: вначале заявка проходит через сайт, затем нотариус связывается с заявителем, чтобы уточнить нюансы и установить волеизъявление, после чего нотариально удостоверенная доверенность появляется в личном кабинете гражданина. Такую доверенность гражданин сможет отправить по месту требования».

О технологическом развитии нотариата Казахстана участникам круглого стола также рассказал Олег Полумордвинов, нотариус города Нур-Султана, председатель Дисциплинарной комиссии Республиканской нотариальной палаты Казахстана: «Уже год как нотариусы в Казахстане ведут только электронный реестр учета нотариальных действий, бумажные реестры уходят в прошлое. Всем нотариальным документам присваиваются QR-коды. Клиент может подписать документ как традиционно - на бумаге, так и своей электронной цифровой подписью. Документ сохраняется в центральном нотариальном репозитории электронных документов и в любое время гражданин может обратиться к нему через приложение мобильного электронного правительства eGov Mobile».

Немаловажным аспектом функционала системы является сервис по проверке статуса физического лица, который также осуществляется автоматически. Если лицо недееспособно или гражданин умер, то об этом появится информация. Кроме того, ЕНИС интегрирована с АИС «Органов исполнительного производства», что позволяет проверять гражданина на наличие у него арестов, наложенных органами исполнительного производства и тех действий, которые судебный исполнитель запретил ему совершать. Сами постановления о наложении ограничений также доступны нотариусу. Аналогично и с юридическими лицами. ЕНИС интегрирован с Государственной базой данных «Юридические лица», через которую нотариус получает сведения о правоспособности юридического лица, в том числе и иностранного, филиала (представительства), зарегистрированного на территории Республики Казахстан.

«Благодаря развитию сервисов ЕНИС увеличилось количество обращений к нотариусам за оформлением договоров купли-продажи недвижимости. ЕНИС интегрирована с Информационной системой «Государственная база данных «Регистр недвижимости». Если лицо совершает сделку с недвижимостью в нотариальной форме, то он получает полный комплекс услуг в режиме одного окна. Процесс регистрации права собственности на недвижимое имущество автоматизирован, сведения о принадлежности имущества, обременениях, технических характеристиках доступны нотариусу по запросу в онлайн режиме. Зарегистрировав сделку, нотариус отправляет информацию для внесения данных в государственный регистр недвижимости. Здесь же используется электронный сервис «Платежный шлюз ЭП», через который нотариус получает квитанцию для оплаты сбора за регистрацию права на недвижимое имущество и тут же имеет возможность прикрепить оплаченную квитанцию для направления ее государству. После оплаты сбора за регистрацию, уже на следующий день клиент получает электронное извещение, что его право собственности, залог, аренда зарегистрировано».

Завершая свой доклад нотариус Олег Полумордвинов подчеркнул, что технологии это всего лишь инструмент, которым можно и нужно пользоваться, чтобы сделать нотариат максимально комфортным, как для граждан, так и для самих нотариусов.

Однако, участников круглого стола интересовало, как нотариусам, следуя тренду на цифровизацию юридических процедур, сохранить традиционный подход и защищать права и законные интересы граждан своих стран?

Константин Корсик, президент Федеральной нотариальной палаты Российской Федерации, представил коллегам свой взгляд на роль нотариата в обеспечении прав граждан в эпоху цифрового упрощения. «Цифровизация отнюдь не отменяет профессию нотариуса, напротив — общество остро нуждается в гарантиях безопасности цифровой среды и защите прав как граждан, так и юридических лиц. Именно этой задаче отвечает масштабный проект электронного нотариата, который уже несколько лет успешно реализуется Федеральной нотариальной палатой. Информационные технологии, которые сегодня являются неотъемлемой частью работы любого российского нотариуса, позволяют, с одной стороны, сделать электронные форматы гражданского оборота безопасными, а с другой — предоставить гражданам и бизнесу все преимущества цифровизации. Обращаясь к нотариусу, заявители получают столь востребованные сегодня цифровые удобства и при этом не рискуют стать жертвами чрезмерно упрощенного и ускоренного порядка принятия юридически значимых решений, который зачастую диктует „цифра“», — подчеркнул Константин Корсик .

О развитии цифровых сервисов в работе белорусских нотариусов, а также о подпрограмме «Информатизация нотариата» рассказала Лидия Грекова, нотариус Гомельского нотариального округа.

В прошлом году у нотариусов Беларуси появилась возможность совершения исполнительных надписей в электронной форме. В настоящее время активно ведется работа по дальнейшему внедрению информационных технологий в делопроизводство нотариуса, развивается электронное взаимодействие с государственными органами, что сокращает бумажных документооборот, почтовые расходы и конечно время получения таких сведений.

«Повсеместная цифровизация отнюдь не отменяет профессию нотариуса, более того — общество остро нуждается в гарантиях безопасности цифровой среды и защите прав как граждан, так и государственных интересов, а также интересов юридических лиц. Анализ вопросов «цифровой безопасности» позволяет сделать очевидный вывод, что для обеспечения законности и реальной защиты прав граждан и юридических лиц необходимо участие компетентного, уполномоченного государством института, которым сегодня является нотариат».

Лидия Грекова рассказала коллегам, что в этом году на общем собрании БНП была принята программа деятельности БНП на 2022-2024 гг., отдельный блок которой посвящен информатизации нотариата.

«Сегодня автоматизирован процесс истребования персональных данных (в т.ч. сведений о документах, удостоверяющих личность, семейном положении), сведений о недвижимом имуществе, а также о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях в онлайн режиме по принципу «система с системой». Следующий шаг, который мы запланировали – максимально расширить электронное взаимодействие с государственными органами и банками для получения актуальных сведений о лицах, проживающих в жилом помещении, денежных средствах, которые хранятся в банках, залоге движимого имущества и транспортных средствах».

Лидия Грекова также отметила, что в области борьбы с отмыванием денег система помогает нотариусам оценивать риски: сама оповещает нотариуса при внесении сведений о клиенте о том, что он включен в перечень лиц, причастных к террористической деятельности; с ее помощью нотариусы формируют и направляют в электронном виде специальные формуляры в Департамент финансового мониторинга.

Система помогает также автоматизировать ежедневные текущие процессы деятельности нотариусов: формирование и направление в электронном виде сообщений об удостоверенных сделках и выданных свидетельствах о праве на наследство в налоговые органы; ведение в электронном виде ряда журналов и книг, формирование шаблонов нотариальных документов и т.д.

С прошлого года введен новый механизм отложения совершения нотариальных действий по заявлениям лиц, намеревающихся обратиться в суд для оспаривания права или факта об удостоверении которых просит другое лицо. Для этого БНП разработала в своей системе специальный сервис для нотариусов, посредством которого сведения обо всех поданных заявлениях об отложении совершения нотариальных действий, а также поступивших сообщениях суда, являющихся основанием для приостановления совершения нотариальных действий, аккумулируются в электронном виде. За нотариусами закреплена обязанность не только вносить, но и проверять такие сведения перед совершением нотариального действия. Особо актуальны данные новеллы при взыскании задолженности путем совершения исполнительной надписи.

Говоря о тенденциях развития цифровизации нотариата в области использования удаленных форматов совершения нотариальных действий Лидия Грекова отметила, что внедрению it-технологий в нотариат должен предшествовать анализ уровня качества и доступности нотариального обслуживания на территории конкретной страны, технологий защиты виртуальных данных, востребованность совершения нотариального действия удаленно и безусловно возможность исключения любых сомнений в искажении воли клиента при удаленной работе с ним, иначе говоря возможность нотариата обеспечить абсолютную аутентичность нотариального акта при удаленной работе с клиентом.

«В части международного сотрудничества, нотариусы Беларуси видят практическую важность в официальном установлении взаимного доверия к публичным реестрам, содержащим сведения об открытых наследственных делах, доверенностях и их отмене. Реализация идеи в этой области, существенно упростит проверку сведений нотариусами,» - заключила Лидия Грекова.

Борис Вьен, нотариус в Корнебарье (Верхняя Гаронна), пресс-секретарь Бюро Высшего совета нотариата Франции, продолжил дискуссию за круглым столом. Он отметил, что цифровые технологии – это настоящая революция в области права, как в рабочих привычках, производительности так и в отношении с клиентами и юридическими партнерами. «Нотариат Франции еще в 90-х годах начал сокращать бумажный документооборот и создавать электронные архивы нотариальных документов. Сейчас 90% актов создаются в электронной форме, в цифру переводятся и все сопутствующие документы. В 2022 году мы регистрируем 400 тысяч электронных документов ежемесячно».

Интерес граждан к возможности удаленного получения услуг возрос в прошлом году в связи с распространением пандемии и объявлением локдауна во Франции. Тогда специальный указ правительства расширил компетенции нотариата в цифровой сфере, разрешив совершать сделки с недвижимостью в удаленном формате. Сейчас удаленный акт можно получить с помощью специальной платформы нотариата, пройдя идентификацию личности нотариусом, либо воспользоваться услугами двух нотариусов, находящихся в разных уголках страны.

Валериу Есану, нотариус Парижа, представитель Высшего совета нотариата Франции по связям с Восточной Европой и Центральной Азией, обсуждал с коллегами соблюдение прав на цифровое имущество. Файлы, аккаунты в соцсетях, блоги, платформы для краундфандинга, 3d-чертежи, токены – как оценить цифровое имущество граждан и обеспечить передачу прав на свои цифровые активы по наследству. «Любой гражданин Франции теперь может оставить распоряжение на этот счет. В законе о цифровом государстве есть положение о том, как с учетом защиты персональных данных, распоряжаться цифровыми активами. Нотариусы оказывают гражданам максимальное содействие, помогая сформулировать особые распоряжения на цифровые активы».

О цифровых возможностях нотариата в Азербайджане участникам круглого стола рассказали представители делегации этой страны. Информационная система нотариата была создана и введена в эксплуатацию еще в 2007 году и в настоящее время обладает удобным функционалом и полезными сервисами для граждан. Одни из самых примечательных сервисов — «Электронный нотариальный киоск», «Мобильный нотариат» и «Мобильный офис нотариуса».

Например, через «Мобильный нотариат» граждане Азербайджана, не обращаясь в нотариальные конторы, в электронном порядке по мобильному телефону могут давать доверенности на управление транспортным средством, своим адвокатам, либо, к примеру, «социальные доверенности» на получение льготных или бесплатных лекарств.

Пьер-Жан Мейсен, нотариус в Бордо (Жиронда), второй Вице-Президент Высшего совета нотариата Франции, завершая дискуссию круглого стола, просил коллег обратить снимание на «цифровое неравенство»: «Что я имею в виду? Не всегда и не везде есть идеальный интернет, не все наши заявители, особенно пожилые люди, умеют уверенно пользоваться девайсами.

Также мы должны думать о том, как надежно сохранить все оцифрованные нотариальные акты так, чтобы через 75 лет, наши коллеги имели возможность предоставить цифровую копию, например, наследственного дела?».