Новшества законодательства коснулись работы нотариальных архивов

В соответствии с пунктом 4 статьи 17 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» с изменениями, внесенными Законом Республики Беларусь от 29 июня 2020 г.  № 33-З (далее – Закон о нотариате), с 03.01.2021 выдача нотариальными архивами архивной справки, архивной копии, архивной выписки по заявлениям граждан и в отношении юридических лиц (правопреемников этих юридических лиц) и индивидуальных предпринимателей (далее – заинтересованные лица) будут осуществляться как соответствующие административные процедуры в порядке, установленном законодательствам об административных процедурах, а также в соответствии с Положением о порядке выдачи нотариальными архивами архивной справки, архивной копии, архивной выписки, утвержденным постановлением Совета Министров от 16 декабря 2020 г. № 727 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 29 июня 2020 г. № 33-З «Об изменении законов по вопросам нотариальной деятельности» (далее – Положение).

Нотариальные архивы будут являться уполномоченными органами, к компетенции которых относится осуществление административных процедур.

Исчерпывающие перечни документов, представляемых заинтересованными лицами в нотариальные архивы, сроки осуществления административных процедур нотариальными архивами, сроки действия архивной справки, архивной копии, архивной выписки, выдаваемых нотариальными архивами при осуществлении административных процедур, размеры взимаемой платы устанавливаются в Едином перечне административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. № 156 и в  перечне административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 (далее – Перечни).

Лица, имеющие право на получение сведений (документов), составляющих нотариальную тайну, указаны в пункте 2 статьи 9 Закона о нотариате. Согласно указанному пункту, сведения, составляющие нотариальную тайну, а также содержащие их документы выдаются только гражданам (физическим лицам, в том числе индивидуальным предпринимателям) и юридическим лицам, от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых совершено нотариальное действие, а также правопреемникам этих юридических лиц. Относительно представления сведений о завещании: при жизни завещателя сведения о завещании выдаются завещателю, а после его смерти – кроме лиц, указанных в пункте 2 статьи 9 Закона о нотариате, также супругу (супруге), родителям, усыновителям (удочерителям), детям, в том числе усыновленным (удочеренным), родным братьям и сестрам, деду, бабке, внукам завещателя. Указанные нормы также направлены на исключение случаев разглашения сведений, составляющих нотариальную тайну.

Установленные статьей 9 Закона о нотариате требования о соблюдении нотариальной тайны распространяются и на работников нотариальных архивов.

В связи с этим, при выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок уполномоченный работник соответствующего нотариального архива должен установить, имеет ли право заинтересованное лицо на получение соответствующих сведений (документов).

При этом, заинтересованным лицам при обращении в нотариальные архивы за осуществлением соответствующей административной процедуры необходимо учесть, что архивные справки, архивные копии, архивные выписки выдаются нотариальными архивами на основании архивных документов по месту их хранения.

Для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки заинтересованному лицу, представителю заинтересованного лица необходимо:

• лично обратиться в нотариальный архив по месту хранения архивных документов.

Следует учесть, что заявления заинтересованных лиц о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки, поступившие в нотариальные архивы по почте или доставленные нарочным (курьером), в том числе направленные посредством факсимильной связи, по электронной почте удовлетворению не подлежат. Обращение заинтересованного лица оформляется путем подачи письменного заявления, которое подписывается его собственноручной подписью в присутствии уполномоченного работника нотариального архива;

• подать документы, установленные в Перечнях. Документы, представляемые заинтересованными лицами для осуществления административных процедур, не могут быть получены нотариальными архивами от других государственных органов, иных организаций, а также из государственных регистров, реестров, кадастров, списков, каталогов, баз и банков данных и, соответственно, ими самостоятельно не запрашиваются (заявительный принцип «одно окно» не применяется).

Если от имени заинтересованного лица, являющегося гражданином, действует его представитель по доверенности, такая доверенность должна быть нотариально удостоверена.

Только после предъявления обратившимся лицом документа, удостоверяющего его личность, и документов, подтверждающих, что обратившемуся лицу могут быть предоставлены сведения, составляющие нотариальную тайну, работником нотариального архива будет осуществлена административная процедура – заинтересованному лицу (его представителю) будут выданы архивная справка, архивная копия или архивная выписка;

• произвести оплату. Плата, взимаемая нотариальным архивом при осуществлении административной процедуры (плата за услуги), вносится заинтересованным лицом на счет соответствующей областной, Минской городской нотариальной палаты. Плата за услуги уплачивается исходя из размера базовой величины, установленной на день подачи заявления заинтересованного лица.

Плата за услуги может быть осуществлена в системе единого расчетного и информационного пространства через систему «Расчёт» (ЕРИП).

Возврат платы за услуги заинтересованному лицу производится в случаях, установленных законодательством. 

Отказ в принятии заявления заинтересованного лица осуществляется по основаниям и в порядке, предусмотренным в статье 17 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур» (далее – Закон № 433-З). При этом, если рассмотрение заявления заинтересованного лица не относится к компетенции нотариального архива, соответствующий нотариальный архив самостоятельно не направляет такое заявление в соответствующий уполномоченный орган.

Решение об отказе в выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки принимается по основаниям и в порядке, предусмотренным в статьях 25 и 26 Закона № 433-З, а также в случае, если за выдачей архивной справки, архивной копии, архивной выписки, содержащих сведения, составляющие нотариальную тайну, обратилось лицо, не указанное в пункте 2 или в пункте 4 статьи 9 Закона о нотариате.

О принятом решении заинтересованное лицо уведомляется в соответствии со статьей 27 Закона № 433-З. Принятое административное решение может быть обжаловано в соответствующую областную, Минскую городскую нотариальную палату. После обжалования административного решения в соответствующую областную, Минскую городскую нотариальную палату административное решение может быть обжаловано в судебном порядке.

Заинтересованное лицо вправе отозвать свое заявление в любое время до окончания осуществления административной процедуры в порядке, установленном статьей 18 Закона № 433-З.

С учетом вышеизложенного, обращаем внимание, что архивные справки, архивные копии, архивные выписки, содержащие сведения, составляющие нотариальную тайну, могут быть выданы определенной категории лиц. Хранящиеся в нотариальных архивах документы и сведения составляют нотариальную тайну, которая в соответствии со статьей 9 Закона о нотариате является охраняемой законом тайной. Переданные в нотариальный архив документы не утрачивают статус охраняемой законом тайны с момента их передачи и в течение хранения. Доступ к таким документам ограничивается.