Особенности осуществления админпроцедур нотариальными архивами
Именно с этого времени нотариальные архивы являются уполномоченными органами на осуществление административных процедур, а получение и предоставление информации из нотариальных архивов осуществляется как соответствующая административная процедура.
В настоящее время получить архивную справку, архивную копию и архивную выписку по хранящимся архивным документам можно только в рамках осуществления административных процедур.
Для начала отметим, что основные принципы и механизмы осуществления административных процедур государственными органами, иными организациями и др. (далее – уполномоченные органы) закреплены в Законе Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур» (далее – Закон № 433-З). Вместе с тем, нормативное регулирование данного вопроса не ограничивается, указанным выше Законом № 433-З. Оно состоит также и из иных актов законодательства, принятых государством.
В зависимости от того, в отношении каких заинтересованных лиц осуществляются административные процедуры имеются различия в правовом регулировании порядка их осуществления. Нельзя не отметить изменения, направленные на совершенствование порядка осуществления административных процедур для субъектов хозяйствования, а также на снижение административной нагрузки для бизнеса, предусмотренные Указом Президента Республики Беларусь от 25 июня 2021 г. № 240 «Об административных процедурах, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования» (далее – Указ № 240).
Сегодня уполномоченные органы осуществляют административные процедуры в соответствии:
— с перечнем административных процедур, осуществляемых госорганами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 (далее – Перечень);
— единым перечнем административных процедур, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 сентября 2021 г. № 548 (далее – Единый перечень).
Нотариальные архивы при обращении граждан осуществляют административные процедуры по пункту 18.27 (подпункты 18.27.1 и 18.27.2) Перечня, а при обращении к ним субъектов хозяйствования – по подпункту 12.4.1 пункта 12.4 Единого перечня.
Наряду с этим, действует отдельный порядок выдачи и получения документированной информации из нотариальных архивов, установленный в положении о порядке выдачи нотариальными архивами архивной справки, архивной копии, архивной выписки, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 декабря 2020 г. № 727 (далее – Положение). Положение определяет и закрепляет особенности получения заинтересованными лицами информации из нотариальных архивов с учетом специфики, обусловленной правовым статусом нотариальной тайны и необходимостью ее обеспечения, а также правом на получение, содержащихся в архивных документах сведений, распространение и (или) предоставление которых ограничено.
Поэтому, в случае необходимости обращения в нотариальные архивы за осуществлением административных процедур, заинтересованным лицам следует учитывать некоторые особенности и нюансы.
Отметим наиболее важные из них:
1. получить архивную справку, архивную копию, архивную выписку из нотариального архива можно только в рамках осуществления административных процедур;
2. архивная справка, архивная копия, архивная выписка выдаются нотариальными архивами на основании архивных документов по месту их хранения. Это означает, что в случае возникновения у заинтересованного лица, находящегося в г. Минске, необходимости в получении архивной копии нотариального документа, удостоверенного нотариусом Брестского нотариального округа, обращаться следует в нотариальный архив Брестского нотариального округа, то есть туда, где хранится нотариальный документ, архивная копия которого истребуется. Экстерриториальный принцип получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки не предусмотрен;
3. для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки заинтересованное лицо должно в ходе личного приема в нотариальном архиве подать необходимые документы. Перечень таких документов в отношении граждан определен в Указе № 200, а в отношении субъектов хозяйствования поименован в части второй пункта 3 Положения. При этом требования, предъявляемые к документам и (или) сведениям, представляемым субъектами хозяйствования в нотариальные архивы, определены в Регламенте административной процедуры, у осуществляемой в отношении субъектов хозяйствования, по подпункту 12.4.1 "Получение архивной справки, архивной копии, архивной выписки", утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 марта 2022 г. № 52 (далее – Регламент);
4. особое место при осуществлении административных процедур отводится заявлениям заинтересованных лиц на осуществление соответствующей административной процедуры. Законодательством определены сведения, которые должны указываться в заявлении, а также документы, которые к нему прилагаются.
Заявление подается заинтересованным лицом в соответствующий нотариальный архив лично в ходе приема уполномоченным работником нотариального архива. То есть необходимо личное обращение в нотариальный архив заинтересованного лица либо его представителя по доверенности. При чем представитель от имени гражданина, действует на основании нотариально удостоверенной доверенности.
При этом нотариальные архивы вправе отказать в принятии заявления по основаниям и в порядке, предусмотренным в статье 17 Закона № 433-З.
Обращаем внимание, что заявления заинтересованных лиц о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки, поступившие в нотариальные архивы по почте или доставленные нарочным (курьером), в том числе направленные посредством факсимильной связи, по электронной почте, удовлетворению не подлежат. В этом случае нотариальным архивом принимается административное решение об отказе в принятии заявления заинтересованного лица;
5. сбор, обработка, хранение, использование персональных данных при осуществлении административных процедур осуществляются без письменного согласия субъекта персональных данных;
6. поскольку информация, выдаваемая нотариальными архивами в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки, содержит сведения, которые составляют нотариальную тайну, право на их получение имеют лица, определенные в пунктах 2 и 4 статьи 9 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности».
В случае, если за выдачей архивной справки, архивной копии, архивной выписки обратилось лицо, не имеющее право на получение, нотариальным архивом принимается административное решение об отказе в выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки;
7. в отношении всех заинтересованных лиц установлены одинаковые сроки осуществления административных процедур, размер платы, взимаемой при их осуществлении, срок действия архивной справки, архивной копии, архивной выписки, установленные в Указе № 200 (для граждан) и в Постановлении № 548 и Регламенте (для субъектов хозяйствования).
Отметим, что сроки осуществления административных процедур, а также размер платы за услуги дифференцированы, в зависимости от сведений, указанных в заявлении, срочности, а также от вида выдаваемого документа (0,5 базовой величины за выдачу архивной справки, 1 базовая величина за выдачу архивной копии, архивной выписки). В случае осуществления административной процедуры в срочном порядке дополнительно взимается соответствующая плата за срочность (0,5 базовой величины).
Если в заявлении отсутствуют сведения о месте и дате совершения нотариального действия дополнительно взимается плата за поиск архивных документов (0,25 базовой величины за каждый календарный год).
Плата за услуги вносится заинтересованным лицом на счет соответствующей областной, Минской городской нотариальной палаты;
8. Принятое административное решение может быть обжаловано в соответствующую областную, Минскую городскую нотариальную палату, а после этого оно может быть обжаловано в судебном порядке.
Информацию об осуществлении административных процедур нотариальными архивами можно получить посредством глобальной компьютерной сети Интернет, обратившись на официальный сайт Белорусской нотариальной палаты https://belnotary.by (раздел «Нотариальный архив»).
Для субъектов хозяйствования в качестве дополнительного источника информации с 2022 года действует государственная информационная система в виде Реестра административных процедур https://rap.gov.by, где можно получить сведения о совершаемых административных процедурах, а также о времени работы, контактных телефонах, месторасположении и др. информацию о каждом нотариальном архиве, действующем в соответствующем нотариальном округе.
Также у заинтересованных лиц есть возможность оценить качество осуществляемых нотариальными архивами административных процедур на Портале рейтинговой оценки (выбрать в качестве сферы жизнедеятельности «Юридическая помощь» ® категория «Нотариальная деятельность»).