Осуществление административных процедур нотариальными архивами

Уже в течение года нотариальные архивы осуществляют административные процедуры по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок по заявлениям граждан и в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Новый порядок взаимодействия нотариальных архивов с заинтересованными лицами в получении архивной документированной информации стал серьезным новшеством в деятельности нотариальных архивов. Сегодня выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки осуществляется в порядке, установленном законодательством об административных процедурах, а также в соответствии с положением о порядке выдачи нотариальными архивами архивной справки, архивной копии, архивной выписки, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 декабря 2020 г. № 727, и другими нормативными правовыми актами.

Следует отметить, что включение нотариальных архивов в осуществление административных процедур по выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки получило правовое регулирование данных отношений, нормативно установило порядок получения сведений, а также содержащих их документов, хранящихся в нотариальных архивах и составляющих нотариальную тайну. Нотариальные архивы, созданные для централизованного хранения, учета и использования документов, образовавшихся в результате деятельности нотариусов, государственных нотариальных контор, нотариальных контор, документов, образовавшихся при осуществлении нотариальной деятельности уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и распорядительных органов, должностными лицами загранучреждений, в нотариате Республики Беларусь занимают особое место и немаловажное значение. Нотариальные архивы входят в структуру Белорусской нотариальной палаты и организация их деятельности, материально-техническое, финансовое и кадровое обеспечение лежит на плечах БНП. Одной же из важнейших задач Белорусской нотариальной палаты в этой сфере является обеспечение сохранности, учет и использование документов, хранящихся в нотариальных архивах. Поэтому анализ деятельности нотариальных архивов всегда на контроле БНП.

По последним итогам работы, за три квартала текущего года, в нотариальных архивах учтено и хранится 452 архивных фонда, 233892 дела постоянного и временного (свыше 10) лет хранения за 1944–2021 годы. Большинство из хранящихся документов имеют постоянный (бессрочный) срок хранения и входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, представляющего совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа.

С января по октябрь 2021 года общее количество поступивших письменных заявлений заинтересованных лиц составило 758 письменных заявлений. Больше всего таких заявлений поступило в нотариальный архив Брестского нотариального округа (182 заявления), менее всего – в нотариальный архив Могилевского нотариального округа (43 заявления). От граждан, их представителей поступило 746 заявлений, от юридических лиц (правопреемников этих юридических лиц), – 12 заявлений, которые поступили в нотариальные архивы Брестского, Витебского и Гродненского, Минского областного нотариальных округов. Заявлений на осуществление административных процедур от индивидуальных предпринимателей не поступало.

Общее количество принятых нотариальными архивами административных решений составило 763 административных решения, из них:

• об отказе в принятии заявления заинтересованного лица – 1 (нотариальный архив Брестского нотариального округа);
• о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки на основании архивных документов, за исключением сведений о завещании – 727;
• о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки, содержащих сведения о завещании – 32 (нотариальные архивы Брестского, Витебского, Гомельского, Минского городского нотариальных округов);
• об отказе в осуществлении административной процедуры – 3 (нотариальный архив Витебского нотариального округа).

Общее количество выданных нотариальными архивами архивных справок, архивных копий, архивных выписок составило 763 документа, из них:

• архивных справок – 237 (больше всего выдано нотариальным архивом Минского городского нотариального округа, меньше всего – нотариальным архивом Минского областного нотариального округа);
• архивных копий – 524 (больше всего выдано нотариальным архивом Брестского нотариального округа, меньше всего – нотариальным архивом Могилевского нотариального округа);
• архивных выписок – 2 (нотариальные архивы Брестского и Гомельского нотариальных округов).

Архивные выписки представляют выписки из реестров для регистрации нотариальных действий, переданных на хранение в нотариальные архивы.

Отзывы заинтересованными лицами заявлений, поданных в письменной форме отсутствуют. Отмечено, что согласно информации, полученной от ТНП, за три квартала текущего года, административных жалоб на административные решения, принятые нотариальными архивами в ТНП, не поступало. Соответственно, проблемных вопросов по их рассмотрению, а также ведению делопроизводства по административным жалобам не возникало. Также за три квартала 2021 года письменных и электронных обращений (жалоб) граждан и юридических лиц, а также, замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений по вопросам осуществления административных процедур в ТНП и нотариальные архивы, не поступало.