Равнение на цифровизацию нотариата

Актуальные вопросы нотариальной деятельности в современных условиях стали основной темой первого семинара нотариальных палат Беларуси и Казахстана. Нотариусы обеих стран активно взаимодействуют уже на протяжении долгого времени, в том числе в рамках Соглашения о сотрудничестве нотариатов стран-участниц ЕАЭС, однако встреча в двустороннем формате состоялась впервые. В формате видеоконференции нотариусы поделились новшествами законодательства, произошедшими в обеих странах за последний год, а также обсудили современные тенденции и перспективы развития информационных технологий в нотариальной деятельности. Участие в вебинаре приняли около ста нотариусов.

Открыла вебинар Председатель Белорусской нотариальной палаты Наталья Борисенко, поблагодарив представителей нотариата Казахстана за поддержку инициативы БНП по проведению такого мероприятия. В своем выступлении Наталья Владимировна познакомила коллег с новеллами в законодательстве о нотариате в Беларуси, в частности особо подчеркнув введение такого понятия как «нотариальный акт» и признание его особой доказательственной силы. Она также рассказала о расширении общедоступных сведений об удостоверенных доверенностях, информация о которых размещается в публичных сервисах на сайте Белорусской нотариальной палаты. Теперь заинтересованное лицо может не только получить информацию о факте отмены доверенности, но и о том, удостоверялся ли такой документ вообще. Данная информация более не имеет статус нотариальной тайны. Наталья Борисенко также рассказала о некоторых новых видах нотариальных действий и введении экстерриториального принципа при удостоверении сделок с недвижимостью. Новеллы по данным позициям стали возможны благодаря активному развитию Единой информационной системы нотариата Беларуси.

О ключевых для нотариата Казахстана изменения законодательства коллегам рассказала Председатель Республиканской нотариальной палаты Асель Жанабилова. Как удачно выразилась Асель Булатказыевна, главным «трендом» нотариата Казахстана в этом году является уход от бумажных документов. Впрочем, это касается не только нотариата. В настоящее время правительство Казахстана активно развивает и поддерживает цифровизацию всех сфер общества. И несмотря на то, что единая нотариальная информационная система (ЕНИС) существует уже более 10 лет, нотариат Казахстана в этом году переживает вторую волну цифровизации.  2021 год стал периодом внедрения целого ряда новшеств в Закон о нотариате, которые коснулись информационных технологий. Так, законом предусмотрено создание централизованной электронной системы репозитория и электронного архива нотариуса для хранения нотариально удостоверенных документов. Функционировать репозиторий начнет уже с 1 января следующего года.  Он обеспечит временное хранение (до трех лет), учет и использование нотариальных документов в электронной форме. По истечении же этого срока нотариальные документы будут передаваться в нотариальный электронный архив, который представляет собой централизованную информационную систему, предназначенную для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования нотариальных документов в электронной форме. Кроме того, закреплено право нотариуса совершать нотариальные действия в электронной форме с использованием ЭЦП. Электронный документ равнозначен бумажному. Еще одним значимым новшеством нотариата в Казахстане стало присвоение нотариальному документу QR кода. Это уникальный идентификационный код, который формируется посредством электронного реестра и автоматически регистрируется в базе данных. Изменить его в последующем невозможно. Это новшество позволит защищать документы от фальсификации.

Помимо цифровизации обновленный Закон о нотариате Казахстана закрепил права нотариусов осуществлять консультирование, т.е. оказание гражданам и представителям бизнеса юридической помощи на возмездной основе, не связанной непосредственно с совершением нотариальных действий. То есть гражданин может проконсультироваться по вопросу, к примеру, заключения брачного договора, у одного нотариуса, а удостоверить документ уже у другого.

Семинар продолжила тема цифровизации нотариальной деятельности. С краткого экскурса в историю создания Единой информационной системы нотариата Беларуси начал свое выступление Григорий Щирий, нотариус Минского областного нотариального округа, председатель Комиссии по информатизации нотариата. Разработка концепции и технического задания системы началась с изучения практики работы зарубежных нотариатов и полезным во многом оказался опыт нотариусов Казахстана. Перед Единой информационной системой нотариата Беларуси стоит конкретная задача – быть оперативным электронным помощником нотариуса, который в последующем позволит уйти от бумажного документооборота. И с каждым годом ЕИС становится ближе к этой цели, совершенствуясь и обретая новые удобные сервисы для работы нотариуса.

Из года в год, в арсенале белорусских нотариусов появляется всё больше нотариальных действий и услуг, имеющих «цифровой» характер. С нового 2021 года у нотариусов Республики Беларусь появилась возможность совершения исполнительных надписей о взыскании задолженности по требованиям, основанным на кредитном договоре, ином договоре, содержащем существенные условия кредитного договора, в форме электронного документа. При этом действующей редакцией инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 октября 2006 г. № 63, предусмотрено, что заявление, а также документы, необходимые для совершения исполнительной надписи, в виде электронных документов или документов в электронном виде подаются посредством информационных (электронных) ресурсов (систем) БНП. Как отметил Григорий Щирий, сервис обмена данными с банками был спроектирован, дорабатывался и тестировался заблаговременно, то есть еще до принятия соответствующих изменений в нормативные правовые акты нотариусы Беларуси были технически вооружены необходимыми цифровыми инструментами.

Так же с начала 2021 года ЕИС пополнилась таким новым электронным сервисом как регистрация заявления заинтересованного лица, желающего обратиться в суд для оспаривания права или факта, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо – отложение или приостановление. Это актуальное и удобное нововведение для нотариусов. В то время как всё больше нотариальных действий совершается по экстерриториальном принципу, создание такого единого для всего нотариата страны сервиса позволяет заинтересованному лицу предупредить о своем желании обратиться в суд не только нотариусов по месту своего нахождения, но и всех нотариусов Республики Беларусь. Нотариус проверяет такую информацию посредством ЕИС. Благодаря новому удобному сервису практика веерной рассылки Белорусской нотариальной палатой по территориальным нотариальным палатам и далее по нотариальным конторам и бюро копий письменных обращений граждан и юридических лиц аналогичного характера осталась в ушедшем 2020 году.

Говоря же о перспективе развития информационных технологий в нотариате Беларуси, Григорий Щирий поделился с коллегами планами Белорусской нотариальной палаты по созданию публичного интернет-портала. Главная цель разработки этого ресурса заключается в необходимости использования современных способов взаимодействия с гражданами и юридическими лицами, в том числе с молодым поколением, для которых основным средством коммуникации и местом общения с окружающим миром являются различные гаджеты и всемирная паутина. Основные функции, которые будут реализованы на портале, – возможность создания личного кабинета, посредством которого граждане и представители бизнеса смогут предоставлять нотариусу документы, а также хранить всю необходимую информацию, касающуюся совершаемых и совершенных ими нотариальных действий. Предполагается, что после запуска интернет-портала, цифровое взаимодействие физических и юридических лиц с нотариусом будет осуществляться через связку «Портал-ЕИС».

О технологическом развитии нотариата Казахстана участникам вебинара рассказал Олег Полумордвинов, нотариус Нур-Султана, председатель Дисциплинарной комиссии РНП Казахстана. Нотариальное сообщество Казахстана считает одним из своих главных приоритетов развития института активное применение цифровых технологий. Тем более, что это поддерживает и политический вектор страны. Ключевым подспорьем в развитии информационных технологий во всех сферах общественной жизни является государственная программа «Цифровой Казахстан». Единая нотариальная информационная система (ЕНИС) запущена в эксплуатацию с 1 октября 2010 года. С этого момента у нотариуса Казахстана появился отличный электронный помощник. На конец 2020 года в ЕНИС зарегистрировано 4186 нотариусов, а система содержит сведения более чем о 63 миллионах нотариальных действий.

Ключевая функция ЕНИС – ведение электронного реестра. С 1 июля 2021 года нотариус в Казахстане ведет только электронный реестр учета нотариальных действий, бумажные реестры уходят в прошлое.  Кроме того, посредством системы нотариус может проверить любое действие другого нотариуса через соответствующий модуль. А на внешнем портале любое лицо может проверить выданную нотариусом доверенность и вынесенную нотариусом исполнительную надпись. ЕНИС – это также республиканская база наследственных дел и завещаний и публичный сервис по представлению информации об открытых наследственных делах.

Одним из новшеств этого года стала реализация в ЕНИС функционала по присвоению QR-кода каждой выдаваемой нотариусом доверенности. Наведя камеру своего телефона на код доверенности, гражданин автоматически переадресовывается к модулю проверки доверенности, где может убедиться в ее подлинности. С 1 июля 2021 года QR-коды присваиваются всем нотариальным документам, а в эксплуатацию введена система электронного нотариального документооборота, при котором нотариат Казахстана постепенно перейдет от бумажных документов к электронным. Клиент может подписать документ как традиционно, на бумаге, так и своей электронной цифровой подписью. Документ сохраняется в центральном нотариальном репозитории электронных документов и в любое время гражданин может обратиться к нему через приложение мобильного электронного правительства eGov Mobile.

К слову, это же мобильное приложение позволяет нотариусу идентифицировать личность обращающегося к нему гражданина, если он, к примеру, забыл взять с собой бумажное удостоверение. В приложении есть электронный образ данного документа, к которому гражданин может открыть доступ. Система сформирует уникальный разовый цифровой пароль, который гражданин сообщает нотариусу, а нотариус через соответствующий модуль ЕНИС проверяет подлинности документа, удостоверяющего личность гражданина.

Немаловажным аспектом функционала системы является сервис по проверке статуса физического лица, который также осуществляется автоматически. Если лицо недееспособно или гражданин умер, то об этом появится информация. Кроме того, ЕНИС интегрирована с АИС «Органов исполнительного производства», что позволяет проверять гражданина на наличие у него арестов, наложенных органами исполнительного производства и тех действий, которые судебный исполнитель запретил ему совершать. Сами постановления о наложении ограничений также доступны нотариусу. Аналогично и с юридическими лицами. ЕНИС интегрирован с Государственной базой данных «Юридические лица», через который нотариус получает сведения о правоспособности юридического лица, в том числе и иностранного, филиала (представительства), зарегистрированного на территории Республики Казахстан.

Благодаря развитию сервисов ЕНИС увеличилось количество обращений к нотариусам за оформлением договоров купли-продажи недвижимости. ЕНИС интегрирована с Информационной системой «Государственная база данных «Регистр недвижимости». И если лицо совершает сделку с недвижимостью в нотариальной форме, то он получает полный комплекс услуг в режиме одного окна. Процесс регистрации права собственности на недвижимое имущество автоматизирован, сведения о принадлежности имущества, обременениях, технических характеристиках доступны нотариусу по запросу в онлайн режиме. Зарегистрировав сделку, нотариус отправляет информацию для внесения данных в государственный реестр недвижимости. Здесь же используется электронный сервис «Платежный шлюз ЭП», через который нотариус получает квитанцию для оплаты сбора за регистрацию права на недвижимое имущество и тут же имеет возможность прикрепить оплаченную квитанцию для направления ее государству. После оплаты сбора за регистрацию, уже на следующий день клиент получает электронное извещение, что его право собственности, залог, аренда зарегистрировано.

Завершая свой доклад нотариус Олег Полумордвинов подчеркнул, что технологии это всего лишь инструмент, которым можно и нужно пользоваться, чтобы сделать нотариат максимально комфортным, как для граждан, так и для самих нотариусов.

Вебинар продолжили доклады нотариусов о практике использования такого инструмента как депозит нотариуса. Белорусский опыт представила Вероника Литвинко, нотариус Минского городского нотариального округа, член правления Белорусской нотариальной палаты. Согласно положениям статьи 308 Гражданского кодекса Республики Беларусь должник вправе внести причитающиеся с него деньги или ценные бумаги в депозит нотариуса, если обязательство не может быть исполнено должником вследствие отсутствия кредитора или лица, уполномоченного им принять исполнение, в месте, где обязательство должно быть исполнено, недееспособности кредитора и отсутствия у него представителя, очевидного отсутствия определенности по поводу того, кто является кредитором по обязательству, в частности в связи со спором по этому поводу между кредитором и другими лицами, а также уклонения кредитора от принятия исполнения или иной просрочки с его стороны. Внесение денежной суммы или ценных бумаг в депозит нотариуса считается исполнением обязательства, а нотариус, в депозит которого внесены деньги или ценные бумаги, извещает об этом кредитора.

Возможности депозита нотариуса используются в Казахстане гораздо шире, в связи с тем, что расчеты по нотариально удостоверенным сделкам можно проводить через этот инструмент. О том, как работает депозит нотариуса на примере сделки купли-продажи недвижимости рассказал нотариус Нур-Султана Санжар Кенжегали. Обязательным условием для расчета по сделке с использованием депозита нотариуса является заключение и нотариальное удостоверение договора, в котором прямо предусмотрено размещение денег на депозит нотариуса как способ исполнения обязательства.

При принятии в депозит нотариуса, удостоверившего сделку, денежных средств в целях исполнения обязательства по такой сделке, нотариус соблюдает следующую последовательность действий:

• удостоверяет договор, в котором предусмотрено депонирование денежных сумм в целях исполнения обязательства по данному договору;

•  принимает в депозит денежную сумму по договору;

•  представляет документы на государственную регистрацию прав на недвижимое имущество;

•  проверяет наступление условий для передачи денежных средств получателю;

•  передает денежные средства кредитору.

В договоре стороны оговаривают условия, которые порождают права и обязанности только для сторон договора, а также права и обязанности нотариуса в рамках заключенного договора, в частности условия извещения нотариусом получателя денежных средств по договору и способа такого извещения (стороны вправе предусмотреть, что нотариус не извещает кредитора или же извещает путем направления смс-сообщения, на адрес электронной почты и т.д.), условия выдачи денежных средств получателю, перечень документов, которые истребует нотариус в качестве подтверждения наступления события, являющегося основанием для выдачи денег получателю, а также условия возврата денежных средств лицу, внесшему их в депозит. В случае отказа регистрирующего органа в государственной регистрации права собственности на недвижимость на имя покупателя, по причине наложенных обременений или по иным основаниям, покупатель вправе потребовать возврата денежных средств и договор купли-продажи подлежит расторжению. Расчет посредством депозита нотариуса позволяет не только безопасно передать деньги от покупателя продавцу, но и обеспечить дополнительную защиту интересов сторон, так как нотариус выдает деньги продавцу только при подтверждении выполнения условий сделки.

Кроме того, Национальным Банком Казахстана в целях реализации поручения Президента Республики Казахстан о переводе сделок на безналичный расчет, заинтересованными государственными органами совместно с Республиканской нотариальной палатой была проделана значительная работа по оптимизации данного процесса, в частности были интегрированы Единая нотариальная информационная система с системами банков второго уровня для упрощения и ускорения порядка перечисления денег с депозита нотариуса. 

Подводя итоги своего выступления нотариус Санжар Кенжегали, подчеркнул, что сложившаяся практика и статистика показывает увеличение спроса на услуги нотариуса при заключении сделок с недвижимостью. Указанные данные свидетельствуют о повышенном доверии граждан к институту нотариата, а также автоматизированным электронным процессам при регистрации сделок с недвижимостью.

Одной из тем, которую также затронули участники семинара, стал опыт работы нотариусов Казахстана с документами, на которых проставлен электронный апостиль. В Казахстане апостилирование документов происходит в электронном виде. В рамках сервисного программного продукта Е-Апостиль осуществляется прием заявлений на получение электронного апостиля, обработка электронных обращений и формирование электронного апостиля. Для получения государственной услуги необходимо наличие электронной цифровой подписи. Об этом участникам встречи рассказала Багыжан Салменова, главный специалист департамента юстиции Нур-Султана. Она также рассказала, как устроено программное обеспечение Е-апостиля и продемонстрировала образец апостилированного в электронном виде документа. Электронный апостиль выдается через портал электронного правительства путем скачивания апостиля с использованием защитного кода (кода безопасности и кода заявки), присвоенного уполномоченным государственным органом при подаче заявления. Под штампом «электронный апостиль» указывается ссылка на адрес электронной страницы https://egov.kz/cms/ru/services/apostil.

Уполномоченный орган иностранного государства осуществляет проверку официального документа со штампом электронного апостиля путем введения на указанном электронном адресе двух защитных кодов (кода безопасности и заявки).

В настоящее время электронный апостиль реализован в Испании, Грузии, Австрии, Колумбии, Молдове, Новой Зеландии, Испании, 1 штате США, Корее, Бельгии, Аргентине, Латвии, Чили. А к компоненту реализованного электронного регистра относятся Андорра, Бахрейн, Бельгия, Болгария, Китай (Гонконг), Коста-Рика, Доминиканская Республика, Грузия, Ирландия, Мексика, Никарагуа, Парагвай, Перу, Румыния, Россия, Словения, Великобритания, 7 штатов США, Уругвай.  

Итоги первого семинара нотариальных палат Беларуси и Казахстана подвели председатели Наталья Борисенко и Асель Жанабилова. Стороны сошлись на том, что такие плодотворные профессиональные встречи надо проводить регулярно. Они не только станут дополнительным импульсом к дальнейшему развитию взаимодействия между нотариусами обеих стран, но и позволят нарабатывать общие подходы к развитию профессии. К слову, основной темой следующего семинара, станет практика оформления наследственных прав.