С 11 июля нотариат идет в онлайн
Минувший и нынешний годы оказались богаты на события, затрагивающие сферу нотариата. В июне 2023 года утверждена Концепция правовой политики, определившая цели и приоритетное развитие в различных сферах, в том числе нотариальной деятельности.
Внесение изменений в закон о нотариате в начале 2024-го стало логичным продолжением реализации закрепленных в Концепции принципов. Главная цель корректировок – сделать получение нотариальных услуг цифровым, а значит, более удобным и доступным.
Какие технические решения будут внедряться для реализации новелл законодательства?
Об этом журналу «Экономика Беларуси» рассказала Татьяна Лисок, заместитель председателя Белорусской нотариальной палаты.
– Татьяна Анатольевна, что с 11 июля изменится для граждан и организаций, которые планируют обращаться к нотариусам?
– Согласно изменениям, внесенным в Закон «О нотариате и нотариальной деятельности», которые вступают в силу 11 июля, выделяется 11 нотариальных действий, совершаемых удаленно, то есть без непосредственного присутствия гражданина или представителя юрлица на приеме у нотариуса. Назову отдельные из них. Это выдача свидетельств о праве на наследство, о праве собственности на доли в имуществе, нажитом супругами в период брака, об удостоверении полномочий исполнителя завещания (душеприказчика), совершение исполнительных надписей, выдача дубликатов нотариальных документов, установление в отношении должника или взыскателя по исполнительной надписи факта правопреемства, изменения наименования юридического лица, изменения фамилии, собственного имени или отчества гражданина, обеспечение доказательств, размещенных в глобальной компьютерной сети Интернет.
Для совершения нотариального действия без личного присутствия гражданину или представителю юрлица нужно будет подать заявление нотариусу с такой просьбой.
Законом о нотариате и нотариальной деятельности закреплены три возможных способа подачи заявления. Первый. При личном обращении к нотариусу. В таком случае нотариус подготовит и направит нотариальный документ на бумажном носителе по почте. Допустим, человеку нужно получить дубликат утерянного нотариального документа. Он обращается к нотариусу, на хранении у которого находится важная бумага, и письменно просит выдать дубликат удаленно – не хочет приходить второй раз. Нотариус найдет документ, сделает дубликат и отправит по указанному заявителем адресу. Это традиционный способ взаимодействия.
Второй подойдет иногородним, когда, например, наследственное дело открыто в Минске, а один из наследников проживает в Гомеле. Наследникам из других городов не обязательно ехать в столицу – законодательство дает им право обратиться к любому нотариусу страны для оформления заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (нотариус засвидетельствует на нем подлинность подписи наследника). Дальше такой документ направляется нотариусу в Минск по почте. Когда пройдет 6 месяцев со дня открытия наследства, свидетельство о праве на наследство на бумажном носителе будет направлено в адрес наследника по почте. Это удобно и тоже традиционно.
Новизну содержит третий вариант – подача заявления в форме электронного документа с использованием электронного портала Белорусской нотариальной палаты. Как это будет работать? Гражданину или представителю юрлица нужно зарегистрироваться в личном кабинете на электронном портале. Первоначально – при непосредственном обращении к нотариусу для формирования учетных данных входа в личный кабинет. Затем уже можно не выходя из дома или офиса в личном кабинете заполнить по предлагаемой форме соответствующее заявление и подписать его электронной цифровой подписью. Заявителю будет предоставлена возможность выбора нотариуса, услугами которого он желает воспользоваться удаленно. За получением ключа ЭЦП следует обращаться в Национальный центр электронных услуг лично, с паспортом.
Получив заявление о совершении нотариального действия удаленно, нотариус рассмотрит и исполнит его в течение 3 дней. Ход рассмотрения заявления можно будет проследить в личном кабинете. После совершения нотариального действия нотариус направит электронный нотариальный документ в личный кабинет гражданина или юрлица. Впоследствии его можно распечатать или скопировать на электронный носитель.
– Но готов ли каждый госорган принять электронный документ, распечатанный на принтере или предоставленный на флешке?
– Закон об электронном документе и электронной цифровой подписи принят достаточно давно. Нормативным актом закреплены правовые основы применения электронных документов, определены требования к ним, а также условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых она признается равнозначной собственноручной.
Законодательно закреплена и процедура создания копии электронного документа – удостоверения формы его внешнего представления на бумажном носителе. Компетенция по созданию копии электронного документа принадлежит в том числе нотариусам. Таким образом, при необходимости можно создать копию электронного документа на бумаге.
Надеемся, что по мере развития цифровой среды документы в электронном виде можно будет подавать в любые организации. В законе о нотариате и нотариальной деятельности не случайно закреплены рамочные нормы. Как возможность оперативного реагирования института нотариата на развитие цифровизации в той или иной сфере.
Все больше административных процедур переводится в электронный формат. Для совершения отдельных из них может потребоваться представление ряда документов в электронной форме. Имея нотариальные документы в цифре, можно будет воспользоваться ими. С 11 июля у наших граждан появится возможность накопить важные документы в электронном виде. Создать свой так называемый цифровой портфель.
По мере развития цифровой среды будет расширяться и перечень нотариальных действий, совершаемых в электронном формате.
С начала действия обновленного закона о нотариате через личный кабинет можно будет обратиться за совершением исполнительных надписей. Сейчас это возможно только по одному виду требования – взыскание задолженности по кредитным договорам. Перечень будет расширен. Обращение онлайн позволит сократить трудозатраты, снизить временные и бумажные расходы. К тому же хранение документов в электронном виде гораздо удобнее.
– Правда ли, что накануне цифровых трансформаций в нотариате Белорусская нотариальная палата проводила социологическое исследование. Как население воспринимает цифровизацию услуг?
– Да, действительно, у нас совместно с БГЭУ проводился социологический опрос. Хотели узнать мнения разных возрастных категорий, чтобы понимать запросы общества. Исходя из полученных данных формировали предложения по внесению изменений в закон о нотариате.
Оказалось, что 60% опрошенных в возрасте до 30 лет готовы на любой формат взаимодействия с нотариусами. Именно у молодежи сегодня формируется запрос на цифровизацию нотариата.
70% граждан от 30 до 50 лет готовы автоматизировать только процесс подготовки документов и по-прежнему хотят получить традиционный нотариальный документ на бумаге. И к слову, все участвующие в опросе отмечали высокую степень удовлетворенности нотариальными услугами. Такой отклик населения нам особенно приятен.
– Будем надеяться, что все потенциальные клиенты после 11 июля пойдут делать электронные ключи, чтобы совершать нотариальные действия онлайн, но чем еще может быть полезен доступ в личный кабинет на электронном портале Белорусской нотариальной палаты?
– В личном кабинете также можно будет узнать о ближайших акциях по бесплатному консультированию. Они, как правило, приурочены к важным датам, государственным праздникам. Или ознакомиться с графиком выезда нотариусов в агрогородки и подать онлайн-заявку. Напомню, что нотариусы приезжают в агрогородки даже при наличии единственной заявки.
Кроме того, если человек намерен обратиться за удостоверением доверенности, но хочет сократить время пребывания в конторе или бюро, то может предварительно онлайн направить документы для изготовления проекта доверенности или договора купли-продажи, например. К слову, эту идею мы почерпнули из соцопроса и собираемся реализовать. Создадим безопасную среду для передачи соответствующих документов нотариусу.
– В ряде стран сделки совершаются дистанционно (по видеосвязи). Насколько безопасен такой вид общения с клиентом?
– Хочу обратить внимание, что все 11 нотариальных действий, которые могут совершаться удаленно с 11 июля, не требуют выявления волеизъявления граждан – это главный критерий по которому они выделялись для возможности совершения без личного посещения нотариуса.
В ряде стран, в том числе Содружества Независимых Государств, нотариусы используют дистанционную форму работы с клиентами при совершении сделок. Такой формат общения используют при удостоверении доверенностей и сделок. Мы в этом плане осторожничаем. Нотариус должен убедиться в свободном выражении воли клиентом.
Этот же принцип заложен в модельном Законе «О совершении нотариальных действий в электронной форме при трансграничном информационном обмене», принятом на 50-м пленарном заседании Межпарламентской Ассамблеи государств – участников СНГ в 2019 году.
Безусловно, нам интересен опыт нотариатов других стран. Мы его исследуем, в том числе во время работы палаты в качестве базовой организации государств – участников СНГ в сфере нотариальной деятельности.
Хочу заметить, что у внедрения рядом стран дистанционных форматов есть объективные предпосылки – в этих государствах вводились локдауны в 2020–2021 годах, и таким образом люди выходили из затруднительных ситуаций. У нас такого не было. Плюс доступность к точкам нотариального обслуживания – в Беларуси в каждом районе есть нотариус, готовый выехать в сельскую местность. А в странах, где внедрялось дистанционное оказание нотариальных услуг, ситуация с доступностью другая.
– С какими электронными системами взаимодействуют нотариусы и какие плюсы это дает населению и бизнесу?
– Одна из приоритетных задач по цифровизации нотариата – расширение перечня информационных систем государственных органов и иных организаций, при взаимодействии с которыми нотариусы могут получать сведения в онлайн-режиме.
Сегодня электронное взаимодействие налажено с Единым государственным регистром юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, Регистром населения Министерства внутренних дел (персональные данные о гражданине), системой ГАИ Министерства внутренних дел (о транспортных средствах), системой Министерства сельского хозяйства и продовольствия (о тракторах и самоходных машинах), системой представления банковской информации Национального банка (об открытых счетах), системой Национального кадастрового агентства (о недвижимом имуществе за определенный период). В режиме онлайн нотариусы также могут получить сведения о кадастровой стоимости земельного участка.
Получение информации в автоматическом режиме значительно упрощает процедуру совершения нотариальных действий и, что особенно важно, позволяет нотариусам использовать самую актуальную информацию. Применяя цифровые инструменты, нотариус может оперативно установить состав наследственного имущества, ведь зачастую наследники не все знают об имуществе умершего (банковских счетах, машинах и недвижимости).
При обращении представителей бизнеса, например, для установления факта изменения наименования должника по исполнительной надписи нотариус может получить необходимые сведения из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за считаные секунды. Важный аспект использования такого информационного взаимодействия: истребование сведений в онлайн-режиме бесплатно для населения и представителей бизнеса.
– С прошлого года нотариусы вышли на онлайн-сотрудничество с информационными базами ГАИ. Расскажите в чем плюсы такого взаимодействия?
– Указ Президента №504 «О некоторых мерах по упорядочению сделок по отчуждению транспортных средств» закрепил момент перехода права собственности – это либо регистрация договора купли-продажи в ГАИ, либо удостоверение его у нотариуса. Также в этом нормативном правовом акте регламентированы вопросы поэтапного перехода на электронное взаимодействие с ГАИ и Минсельхозпродом.
До 2024 года нотариусы направляли сведения об удостоверенных договорах отчуждения транспортных средств в эти организации на бумажных носителях. С начала нынешнего – в электронном виде. После удостоверения сделки нотариусом продавцу уже не нужно обращаться в ГАИ, дальнейшим оформлением – обращением за получением свидетельства о регистрации транспортного средства занимается только покупатель. При этом ему даже не нужно представлять в ГАИ договор, ведь все сведения уже есть в системе инспекции.
С момента удостоверения договора нотариусом переход права собственности состоялся, и теперь все это понимают. Штрафы, например, за превышение скорости будут предъявляться уже покупателю, даже несмотря на то, что у него еще нет на руках свидетельства о регистрации.
Если по условиям договора стороны предусмотрели рассрочку платежа, переход права собственности на автомобиль наступит при заключении у нотариуса соглашения об исполнении такого договора, которое также направляется в электронном виде в ГАИ. И еще важная деталь: нотариусы могут удостоверить договор отчуждения только снятого с учета транспортного средства.
Также с этого года нотариусы вправе использовать сведения о транспортных средствах в электронном виде не только для удостоверения договоров, но и для совершения иных нотариальных действий (например, удостоверения брачного договора), оформления наследственных прав.
Новеллы коснулись и порядка удостоверения доверенностей на право владения, пользования и распоряжения транспортными средствами. Сегодня не обязательно носить с собой документы на авто – всю необходимую информацию нотариус истребует в электронном виде.
– Единая информационная система учета нотариальных действий и наследственных дел существует с 2017 года. Как часто ею пользуются? Насколько она важна?
– Внедрение цифровизации в деятельность нотариата началось с принятия Главой государства Указа от 27 ноября 2013 года №523. В нем закреплено поручение создать с 2017 года систему учета нотариальных действий и наследственных дел. Параллельно закладывался функционал, позволяющий автоматизировать отдельные рабочие процессы нотариусов (проекты нотариальных действий, составление в электронной форме различных ведомостей и отчетов, ведение журналов и книг), а также взаимодействовать в электронном виде с системами госорганов и иных организаций.
С 2017 года система дает возможность не только вести учет нотариальных действий и наследственных дел, но и, по сути, является автоматизированным рабочим местом нотариуса. Все получаемые в электронном виде сведения могут использоваться при создании проектов документов, что сокращает время на их подготовку и минимизирует ошибки.
Еще пару слов добавлю о наследственных делах. В стране действует единый принцип – наследственное дело открывается по последнему месту жительства наследодателя. В Минске внедрен экстерриториальный принцип ведения наследственных дел «наследство без границ» – любой столичный нотариус вправе вести наследственное дело независимо от того, в каком районе Минска на день смерти проживал наследодатель. В ряде регионов страны введен такой же механизм.
Кроме того, законодательство позволяет направить нотариусу по почте заявление о принятии наследства в простой письменной форме (оно не требует никакого дополнительного оформления). Подача такого заявления считается фактом принятия наследства. В последующем, конечно, наследник или его представитель должен обратиться лично, но простое письменное волеизъявление не даст ему пропустить 6-месячный срок принятия наследства.
– Как развиваются информационные ресурсы Белорусской нотариальной палаты?
– Помимо официального сайта, недавно заработал портал «Нотариус для вас». Это новый ресурс, где можно найти любую информацию по конкретной тематике.
Интересует купля-продажа имущества, составление завещания или оформление выезда ребенка за границу? Всю тематическую информацию можно посмотреть в одном месте. Тексты максимально адаптированы и понятны. Стремимся формировать уважительное отношение граждан к закону и в максимально простой форме объяснять, что надо сделать для решения конкретной задачи или проблемы.
С использованием портала можно задать вопрос нотариусу. Никакой специальной регистрации для этого не нужно. Ответ будет опубликован либо, если в вопросе содержатся личные сведения, отправлен по почте максимум через 3 дня. Рубрика «Вопрос нотариусу» работает с 2016 года и очень востребована по сей день – с момента создания поступило около 14,5 тыс. вопросов.
Также на сайте Белорусской нотариальной палаты размещен важный публичный ресурс проверки сведений о доверенностях. Совершенно бесплатно любой заинтересованный может зайти и проверить, удостоверялась ли доверенность, а также получить сведения о ее отмене (при наличии).
Для того чтобы воспользоваться ресурсом, не требуется регистрация на сайте или какая-либо авторизация. Чаще всего услугой проверки пользуются государственные органы и организации, для представительства перед которыми выдана доверенность.
Сведения о доверенности (фамилия, имя собственное, отчество гражданина или наименование юрлица, выдавших доверенность, дата удостоверения, фамилия, имя, отчество нотариуса, должностного лица загранучреждения, удостоверивших доверенность, номер в реестре нотариальных действий, дата отмены) не являются нотариальной тайной. Проверить сведения можно введя в специальную форму ФИО нотариуса или должностного лица загранучреждения Беларуси, удостоверившего доверенность, номер по реестру и дату.
Также по фамилии, имени и дате смерти можно узнать об открытом наследственном деле – фамилию нотариуса, который его ведет, а затем перейти по активной ссылке и найти телефон и адрес. Наследники могут воспользоваться информацией, если не понимают, отрыто ли наследственное дело. Все последующие заявления подаются только нотариусу, ведущему дело.
– Как обеспечивается доступность услуг на селе, возможно ли внедрение цифровых технологий для упрощения совершения нотариальных действий?
– В малых населенных пунктах молодежь может воспользоваться электронным порталом. Что касается населения постарше, то видим, что им нужен личный контакт с нотариусом и документ на бумажном носителе. Будем выезжать, как и прежде. Информация о графиках визита размещается в газетах, на стендах райисполкомов, сельсоветов, в клубах, на почте. К людям с нарушениями опорно-двигательного аппарата нотариус может выехать и вне графика. Здесь пока только такие акценты.
К тому же наш нотариус приезжает в деревню с нотариальным чемоданчиком, в котором у него оборудовано полноценное рабочее место, – там мини-принтер и компьютер с возможностью подключения ко всем информационным системам. Полностью оснащен.
– Как продвигается оцифровка нотариальных архивов? Какое значение будет иметь для нотариальных действий сохранение огромного массива бумажной информации?
– После 10 лет хранения все документы нотариусы передают в архив, который есть в каждом округе. Нотариальные архивы оснащены всем необходимым, чтобы обеспечить сохранность документов. В них хранятся экземпляры, датированные 1944 годом. Есть настоящие артефакты, имеющие важную историческую ценность. Это, например, тексты нотариальных документов послевоенного времени, отпечатанные на газетах: на свободных местах между заметками и статьями. Для бережной работы с документами, их сохранения приобретена специальная архивная техника – планетарный сканер. Прорабатывается вопрос оцифровки – хотим выбрать наиболее запрашиваемые и перевести их в цифровой формат.